Planilha de Gastos Mensais: como montar e dicas para usar

Dificuldades em se organizar? Veja dicas e como fazer uma planilha de gastos mensais.

Como estão as suas contas? O seu orçamento familiar não está fechando exatamente como deseja? Cada vez está mais difícil guardar dinheiro para aquela famosa viagem de final de ano?

Bom, isso tudo é normal, existem inúmeros brasileiros com o mesmo problema que você, a questão é, como resolver parte dessa dificuldade?

Uma boa dica para começar a se organizar com as contas é criar uma planilha de gastos mensais.

Através da planilha você conseguirá estabelecer, ao final do mês, quais são os custos realmente necessários, além dos ‘supérfluos’, o que permitirá cortá-los e, consequentemente, economizar dinheiro.

Além de servir muito bem na forma pessoal, a planilha de gastos mensais é indispensável para um pequeno empreendedor, ou melhor, para qualquer empresário que prese pelo seu negócio.

Pense da seguinte forma, você possui uma ideia inovadora, constrói toda a estrutura do seu negócio, porém, ao chegar no final do mês, mesmo com inúmeras vendas, seu lucro simplesmente não aparece.

Qual é o problema? Provavelmente os seus gastos estão desordenados e, é claro, isso acontece por falta de controle. Nesses casos o ponto principal para iniciar a correção do problema é através de uma planilha de gastos mensais.

Percebendo a dificuldade de elaborar uma planilha de gastos mensais corretamente, bem como pelo valor de adquiri-la pronta, o qual pode ser significativo, criamos esse texto com o intuito de ensinar como elaborar uma planilha de gastos mensais de forma simples, prática e eficiente. Pronto para começar?

Qual Software Utilizar Para Elaborar Uma Planilha? Ainda Vale a Pena Fazer à Mão?

Essas duas questões são extremamente comuns de serem indagadas, principalmente por pessoas com pouco conhecimento de informática ou que não tenham o hábito de utilizar-se da tecnologia disponível no “computador”.

Particularmente, costumo sugerir a utilização do Excel como plataforma, não apenas em razão da maioria das pessoas já possuí-la, mas também por ser simples de trabalhar ao mesmo tempo que permite inúmeros recursos.

Veja, além de poder criar uma tabela com valores, pode-se ainda atribuir sistemas gráficos que tornam melhor a visualização, vale a pena conhecer melhor esse programa.

No tocante ao fato de criar uma planilha de gastos mensais a mão, esta opção pode ser “provisória”. Sugiro sempre montar como forma de rascunho e não definitiva.

O interessante da planilha de gastos a mão é deixar em algum lugar que você carregue com você, como no carro, assim, lance os valores nela e, ao final do dia, repasse para a sua planilha de gastos mensais do excel.

Claro, você pode também recorrer a um escritório de contabilidade, porém o mesmo lhe cobrará um valor X mensalmente para assessorá-lo nas suas contas. Outra dica é, no inicio, buscar uma consultoria financeira especializada.

Como Trabalhar Com a Planilha de Gastos Mensais

Gosto de começar trabalhando com a forma de utilizar a planilha da gastos mensais antes mesmo de ensinar como fazê-la, assim já se tem 50% do caminho andado.

Muitas pessoas conseguem elaborar uma planilha de gastos mensais de excelente qualidade, porém, devido ao fato de não ter conhecimento e, normalmente, disciplina, costumam a utilizá-la incorretamente e, consequentemente, não obtendo o resultado esperado.

Vou ensinar em alguns passos como trabalhar com a planilha de gastos mensais, vamos lá?

1. Atualização da Planilha de Gastos Mensais

Todos os dias, sem exceção, você deve atualizar a sua planilha de gastos mensais, essa é a regra número um de como utilizá-la. Não importa se gastou apenas R$ 4,00 reais no dia em um sanduíche, deve constar na sua planilha. Tenha disciplina para isso!

Outro ponto importante na atualização é não “deixar para depois”, por isso muitas pessoas acabam por utilizar versões de planilhas em aparelhos móveis responsivos.

2. Você Tem Uma Planilha de Gastos Para Acompanha-los

Algo que não consigo entender é isso, as pessoas tem uma planilha de gastos e, simplesmente, não acompanha o que está gastando. Não adianta lançar os dados e fingir que eles não existem na vida real.

Acompanhe diariamente em que você está gastando, bem como se realmente é necessário permanecer com o aludido gasto.

Também, sugiro que, pelo menos 1 vez ao mês (de preferência quando receber o seu salário ou pro labore) analisar a sua planilha para verificar os seus gastos e encontrar o que pode ou não ser alterado para o mês subsequente.

3. Estabeleça Metas Para sua Planilha de Gastos

Esse é outro ponto fundamental para conseguir extrair o máximo da sua planilha de gastos, METAS é a palavra chave do seu sucesso. Estabeleça um valor X que você quer atingir de gastos, devendo seu saldo final ficar X positivo.

Quando você estabelece uma meta fica mais fácil atingir os objetivos, já que saberá o porquê da importância de seguir a risca o seu plano de ação e, ao mesmo tempo, sentir-se-á motivado.

Como Montar Uma Planilha de Gastos Mensais

Agora chegou o momento em que você irá aprender como montar a sua planilha de gastos mensais no Excel, o que é tão importante quanto as demais informações já trazidas ao texto.

Desde já, chamo a atenção para o fato de que você pode inserir outros dados/colunas na sua planilha, porém, muito cuidado para não alocar dados demais e tornar ela pouco funcional, poluída e de difícil compreensão.

A planilha de gastos tem o intuito de facilitar a sua análise de gastos, por isso precisa ser simples e tão visível ao ponto de você apenas “passar os olhos” rapidamente e já saber como estão os gastos.

Abaixo as fases para montar a sua planilha:

1, Funções Básicas do Excel

Começaremos trabalhando as funções básicas do Excel, ou seja, o que você provavelmente utilizará na sua planilha de gastos. Claro, o Excel tem dezenas de funções/fórmulas, porém, a maioria você não precisará em uma planilha de gastos mensais, então explicaremos apenas as importantes no seu caso.

Você utilizará basicamente as funções de soma e subtração. Bem em cima no Excel, existe a possibilidade de Funções (FX), lá você encontrará todas as formas de forma simples e prática, porém, lembre-se que é preciso selecionar as células que deseja que a função seja exercida.

2. Reunindo os Dados Para Por na Planilha de Gastos Mensais

Para começar a elaborar a planilha é preciso ter os dados em mãos, concorda? Uma boa dica é começar a reunir os dados com a antecedência mínima de 3 ou 4 dias, depois você apenas irá atualizar a planilha.

Por que ter esse tempo para reunir os dados?

Bom, é muito comum começar a montar a planilha e depois que terminar perceber que estão faltando diversos gastos que você esqueceu, por isso o interessante é lançar os dados primeiro em uma folha de papel, fazendo isso durante 3/4 dias e apenas depois repassar para a planilha de gastos mensais.

Quando se está atualizando a planilha é mais fácil, porém, na primeira vez que for montar se torna bem mais difícil, já que ficar alterando dados e campos obriga a ter um trabalho redobrado e torna sua planilha de gastos uma verdadeira “confusão”.

3. Campos e Colunas da Sua Planilha de Gastos

Quantas colunas você precisa na sua planilha de gastos mensais? Essa resposta é: depende! Para isso é preciso saber quais os dados que você irá lançar, separando por colunas corretamente, depois apenas pode-se dizer exatamente as colunas.

Para facilitar, vou citar as principais colunas que sua planilha de gastos mensais precisa ter, mas claro, fica a seu critério incluir outras.

As categorias: alimentação, transporte, manutenção de veículo, empréstimos e financiamentos, lazer, extras, são as principais no quesito pessoal.

Quando se trata de empresa, deve constar categorias como: pagamento de impostos, encargos sociais, encargos trabalhistas, pagamento de funcionários, capital de giro, pro labore, custo de produção, estoque, entre outros fatores.

Utilize Sistemas Gráficos na Planilha de Gastos Mensais

O Excel oferece um sistema gráfico em forma de pizza ou barras e, honestamente, é incrível! Através dos ‘resultados’ da sua planilha de gastos mensais a plataforma gera, automaticamente (desde que configurada é claro), um gráfico das suas finanças, facilitando muito a visualização.

O sistema de barras é ótimo para comparar meses de gastos, assim, consegue-se verificar como está seguindo o seu planejamento, quão próximo está de chegar a sua meta e, acima de tudo, perceber rapidamente se está ou não no “caminho certo” com seus gastos.

A parte mais interessante de utilizar os sistemas gráficos juntamente com a questão numérica é o fato de que, após configurado corretamente, este atualiza-se automaticamente, bastando colacionar na tabela os novos dados.

Uma boa dica para facilitar o sistema gráfico e até mesmo a comparação de dados na sua planilha de gastos mensais é lançar em uma nova categoria as receitas arrecadadas também, inclusive, pode-se distinguir o “positivo do negativo”, atribuindo uma cor diferente para cada um, o que torna ainda mais fácil a identificação.

Gostou? Que tal Fazer Uma Planilha de Gastos Mensais Para Você e seu Negócio?