Controle de Gastos Empresariais e Pessoais

O controle de gastos é parte importante do controle das finanças tanto pessoais quanto empresariais. Essa ferramenta tem como principal objetivo entender e regular as entradas e saídas para manter a saúde financeira pessoal ou empresarial.

Contudo, é comum a dificuldade na administração das finanças, levando empresas a fecharem as portas por simples erro de percepção ou falta de observação dos gastos realizados.

Se você, pessoa física ou administrador de empresas, precisa fazer uma análise da saúde financeira do seu negócio e percebe a dificuldade na contenção dos gastos, aprenda tudo sobre o controle de gastos neste conteúdo!

O que é controle de gastos?

Controle de gastos é a análise, adequação e avaliação de todos os gastos realizados por uma pessoa ou empresa, tanto os fixos quanto variáveis.

Ademais, quando falamos em controle, não se trata apenas de descobrir o que é gasto, pelo contrário, deve-se tomar as atitudes necessárias para mantê-lo dentro do planejamento elaborado.

Para isso, leva-se em consideração uma série de fatores, como as contas vencidas, a vencer, planilha organizacional, metas de retenção de gastos, entre outros fatores.

Também, quando se trata de empresa, o controle de gastos é ainda mais importante, já que influencia diretamente no faturamento líquido.

Importância nas finanças pessoais e empresariais

Tanto nas finanças pessoais quanto empresariais, o controle de gastos ou contas é fundamental, pois não basta ganhar bem, é preciso gastar de forma ordenada, proporcional e dentro do orçamento.

Assim, vem a famosa pergunta: por que é tão importante o controle de gastos para as finanças pessoais e empresariais? Abaixo tratamos um pouco sobre cada uma delas:

• Finanças pessoais: o controle de gastos reflete na qualidade de vida, pois com os gastos controlados é possível fazer sobrar dinheiro para viajar, momentos de lazer, comprar o que é necessário, pagar as contas e até mesmo realizar planos futuros (organização).
• Finanças empresariais: o equilíbrio de gastos x qualidade na prestação dos serviços/produtos da empresa é fundamental para que se tenha um bom lucro líquido. De nada adianta faturar R$ 100 mil reais e ao final, ter um gasto de R$ 110 mil reais, estará no prejuízo. E acredite, muitas empresas perdem a oportunidade de controlar os gastos e com isso aumentar o faturamento líquido.

Controle de gasto Empresarial

Depois de conhecer os dois principais tipos de controle de gastos, passamos a analisar, primeiramente, o focado na área empresarial, ou seja, negócios.

Quando pensamos em empresa, logo vem a mente a palavra lucratividade. De fato, um negócio precisa gerar lucro, contudo, o erro comum é pensar apenas nas entradas de receitas e esquecer os gastos.

Veja, quando a lucratividade é a diminuição do faturamento frente aos custos/gastos, assim, o controle de gastos repercute diretamente no quanto irá sobrar de montante financeiro.

Agora que sabe disso, pronto para conhecer mais sobre o controle?

Tipos de gastos

Antes de tudo é preciso entender os tipos de gastos que podem estar presentes na sua empresa. Normalmente os classificamos em:

• Fixo: valores que estarão presentes todos os meses, por exemplo, aluguel, luz, água, internet, telefone, etc.
• Variável: são aqueles em que pode ocorrer ou não, é o caso de uma verba rescisória trabalhista, inspeção, manutenção do empreendimento, etc.

Também, podemos pensar em uma classificação dos gastos quanto à importância:

• Imprescindível: são gastos que não podem ser cortados ou que impactam diretamente nos ganhos/produção ou qualidade. (Ex: manutenção ou compra de maquinários)
• Moderado: tem certo grau de importância, dificilmente poderão ser cortados, mas são passivos de diminuição (ex: luz, água, empresa responsável pelo café da manhã).
• Descartável: são gostos que, muitas vezes, podem ser cortados sem impacto direto no empreendimento, por exemplo, as famosas confraternizações da empresa.

Há ainda quem divida os gastos por setores de atuação da empresa, entre outras modalidades, isso serve para facilitar a análise, contudo, não é obrigatório.

Como fazer o controle de gastos

Para fazer o controle de gastos é preciso, acima de tudo, organização, pois você deverá transpassar todas as informações para uma planilha ou ferramenta de gestão de gastos.

Abaixo separamos os passos para fazer o controle de gastos:

Passo a passo:

1. Faça a relação de todos os gastos, separe por fixos, variáveis e o respectivo grau de importância;
2. Crie uma planilha de controle de gastos, pode ser simples, uma dica é usar o Excel.
3. Transcreva as informações nas abas correspondentes.
4. Faça uma análise pormenorizada dos valores e verifique se existe a possibilidade de diminuição.
5. Se possível, estabeleça cortes em potencial.
6. Todos os novos dados devem ser inseridos.
7. Crie uma nova modalidade na planilha para ações a serem tomadas para reduzir os gastos.
8. Faça a análise de faturamento x gastos para saber o percentual lucro de ganho, bem como o faturamento líquido da empresa.
9. Lembre-se de computar os tributos/impostos em gastos.
10. Pronto, seu controle está concluído, agora é apenas operacionalizar através das fórmulas ou manualmente.

Cuidado com os gastos variáveis, estes podem ser de forte repercussão no empreendimento e até mesmo levar à falência, por isso é importante tentar prevê-los e já manter uma reserva financeira.

Vale lembrar que é preciso manter um capital de giro médio de 15% a 25% do custo do negócio.

Como implementar o controle de gastos na empresa

Uma das dificuldades mais comuns ao fazer o controle de gastos não é encontrar o que pode ser melhorado, mas sim implementar, por em ação.

Nesses casos é comum que os funcionários fiquem insatisfeitos, fornecedores não queiram negociar condições e até mesmo que determinadas estratégias repercutam negativamente, por isso a importância de sempre manter um “plano B”.

Por isso criamos abaixo um resumo das etapas para por em prática as estratégias de retenção de gastos:

1. Descreva com detalhes as implementações a serem realizadas para diminuir os gastos.
2. Defina quem serão os responsáveis por aplicar a retenção de gastos e também o setor que “sofrerá” a diminuição.
3. Crie um gráfico com os dados de metas/objetivos a serem alcançados com as estratégias de corte de custos.
4. Faça uma reunião com os funcionários para explicar o que está sendo feito e frise a importância, bem como, que isso é para manter o quadro sem influenciar nas vantagens, isso fará com que a cooperação venha de todos.
5. De início de acordo com as estratégias que inseriu na planilha.
6. Faça o monitoramento dos resultados e se, em até 2 meses não conseguir atingi-lo repense e faça um novo planejamento.

Dicas e cuidados

Para evitar erros, é preciso tomar alguns cuidados e seguir as dicas de quem já teve de fazer dezenas de controles de gastos, tanto para si quanto para clientes. Sim, é o meu caso.

Desde já, posso afirmar que muitos dos problemas enfrentados se referem ao próprio responsável, principalmente em deixar de inserir todos os gastos ou fazer de forma muito simplória.

Dito isso, a dica é, insira todos os valores quebrados, isso mesmo, os centavos fazem diferença. Além disso, valores “insignificantes” como o lanche, compra de materiais de baixo custo ou quaisquer outros devem estar presentes na planilha de controle de gastos.

É importante tomar cuidado para não se autossabotar, é comum que nosso cérebro busque “o lucro” (sensação boa) e, consequentemente, você deixa de inserir todos os gastos subjetivamente.

O parágrafo acima pode parecer estranho, mas quantas vezes já deixou de colocar todos os custos do mês no papel para poder comprar algo que desejava? É exatamente isso!

Nosso subconsciente busca realizar os prazeres e, se para isso tiver de sabotar as despesas, fará. Então cuidado!

Controle de gastos pessoal

Assim como empresas, pessoas precisam gerenciar suas finanças corretamente, caso contrário, elas estarão fadadas a viver em busca de dinheiro.

Mais importante que ganhar muito é ter os gastos dentro do permitido com base no orçamento/renda familiar.

Se você tem dificuldades para fazer o controle de gastos pessoais, fique atendo, vamos ajudá-lo com isso agora mesmo.

Tipos de gastos

Para pensar em controlar os gastos é preciso primeiro conhecê-los, classificá-los e assim descobrir o que realmente é necessário ou não.

Com base nisso, o ideal é pensar em termos de necessidade e ao mesmo tempo se são custos fixos ou variáveis.

Por exemplo, comprar roupas novas é um custo variável e ao mesmo tempo, pode ter um grau de importância/necessidade diferente para pessoas.

Por isso, embora iremos classificar os gastos aqui, faça você a sua própria análise de acordo com as suas necessidades:

1. Fixos: acontecem com periodicidade certa, seja semanal ou mensal, podendo sofrer variação quanto ao valor, mas dentro de uma possível previsão. (Exemplo: luz, água, aluguel).
2. Variáveis: compreendem os gastos que podem ocorrer ou não, por exemplo, manutenção do carro, troca de pneu, troca de óleo, saúde, etc.

Podem ser ainda classificados em:

• Necessários: não há como deixar de possuir, é o exemplo da conta de luz.
• Úteis: pode ser diminuído ou dispensado em alguns casos, contudo, pode representar uma perda, por exemplo, alimentação (economizar).
• Supérfluos: são aqueles em que você pode deixar de ter e que influencia de forma superficial, por exemplo, compra de roupas, lazer, etc.

Como fazer

Assim como na organização empresarial, você deve colocar as suas finanças como se fosse de um negócio, em que existem entrada e saída de valores.

Por isso, elenque todos os gastos que você possui, até os centavos e valores quebrados, pequenos custos que acredita ser insignificante.

Caso deseje arredondar os valores ou não lembra quanto gastou em X ou Y, insira o custo sempre para mais.

Feito isso é o momento de elaborar o controle de gastos:

Passos do controle de gastos pessoais

1. Em uma planilha, seja no Excel, Google Drive ou até mesmo manual, anote todos os custos mensais fixos.
2. Faça o mesmo com os custos variáveis.
3. Ao lado, crie uma coluna com o grau de importância (necessário, útil e supérfluo).
4. Some ao final da planilha os custos fixos, variáveis e ambos. Isso trará a idéia de quanto gasta mensalmente. (Procure fazer durante 3 (três) meses para ter uma média).
5. Agora visualmente é possível perceber se está ou não com suas finanças em dia, quais são os maiores custos e quais realmente são os necessários.
6. Caso você tenha conhecimento, crie gráficos para facilitar a visualização. Uma boa dica é comprar planilhas de organização/controle de gastos pessoais, são acessíveis e com muitos benefícios.
7. Marque os custos que podem ser diminuídos.
8. Em uma folha separada ou aba da planilha, crie um plano de ação para a redução/controle dos gastos.

Feito isso, é o momento de por em prática o seu plano de ação, lembre-se de levar em consideração todos os gastos e também de manter o controle de forma rígida.

Uma boa dica é conversar com todos os membros da família e explicar a situação, além de traçar metas e “bonificações” ao conseguir atingi-las.

Aplicativos para ajudar no controle de gastos

A tecnologia tem ajudado muito no que se refere ao controle das finanças empresariais e pessoais.

Atualmente, existem dezenas de aplicativos que podem ser utilizados para facilitar a gestão dos gastos, abaixo citamos alguns dos principais:

– Minhas Economias

Excelente aplicativo disponível no mercado, com ele você pode lançar os gastos, definir metas, analisar gráficos, lançar parcelamentos e fazer uma análise dos principais custos/categorias ao final do mês.

– Organizze

Outro aplicativo muito bem avaliado pelos utilizadores é o Organizze, nele você lança seus gastos e receitas e ao final tem seu saldo, categorias de gastos. Também permite traçar metas e fornece gráficos.

O principal benefício é a interface simples e intuitiva, fácil de mexer.

– Mobills

Para quem busca uma ferramenta mais sofisticada e com opção free e Premium a Mobills é uma excelente opção, com ela é possível inserir cartões de créditos, inserir anexos, tags, filtros e orçamentos mensais.

Planilha de controle de gastos

Embora os aplicativos sejam eficientes para auxiliar no controle de gastos, principalmente em razão de serem utilizados no celular e com isso evitar que o usuário deixe de registrar os gastos, a planilha ainda é necessária.

A planilha de controle de gastos pode ser feita no Excel e há dezenas de modelos de alta qualidade na internet, inclusive gratuitos.

Vale lembrar que você mesmo pode fazer a sua, inserindo as informações de gastos, receita e demais necessárias. Caso deseje automatizar insira as fórmulas, é bastante simples, basta clicar em FX e escolher a função (fórmula) desejada.

A planilha será o seu “livro” de mês a mês, é importante mantê-la sempre alimentada. Com o passar do tempo perceberá a redução dos custos e o que pode ser ainda aprimorado.

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