Como Controlar as Contas a Pagar e Receber Passo a Passo

controle de contas a pagar e receber

As contas a pagar e receber surgem em todo negócio, independente do seu tamanho, e a sua gestão corretamente é fundamental para o sucesso da empresa.

Acontece que muitos empreendedores iniciantes não sabem sequer o que são as contas a pagar e receber, como organizá-las e as formas de fazer o controle, por isso criamos este post para ensinar tudo sobre o assunto, confira:

Diferença entre contas a pagar e receber

O primeiro passo para administrar as contas é entender a diferença entre contas a pagar e receber, bem como, conhecer aspectos básicos de finanças (mais abaixo você pode conferir).

Contas a Receber

As contas a receber são todos os valores que de entrada em uma empresa, desde as vendas à vista, a prazo, ganhos com aplicações financeiras, entre outros. Valores futuros também entram neste conceito, é o caso de uma nota promissória para pagamento em 6 meses.


Contas a Pagar

As contas a pagar correspondem as saídas de caixa, dentre elas as despesas do negócio como aluguel, luz, água, internet, fornecedores, funcionários, etc. Podem ser fixas ou variáveis. Além das contas imediatas, temos as futuras, como pagamento de empréstimo ou cheque especial ou uma compra de fornecedores para pagamento em 60 dias, por exemplo.

Sugestões de conteúdos sobre finanças para se aprofundar:

Por que controlar as contas a pagar e receber é importante para o negócio

O sucesso de um negócio é medido principalmente a partir do lucro líquido, ou seja, quanto de dinheiro sobrou em caixa depois de retirar todas as contas a pagar. Assim, é necessário fazer o controle de contas para ter essa informação.

Dentre os motivos importantes em fazer o controle de contas estão:

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  • Descobrir o lucro líquido do negócio.
  • Encontrar contas a pagar em desacordo com a expectativa ou orçamento do negócio.
  • Montar um fluxo de caixa.
  • Iniciar um processo efetivo de cobrança de inadimplentes.
  • Entender a saúde financeira da empresa e se realmente está tendo lucro, juntamente com projeção de ganhos em longo prazo.
  • Entre outros.

Como Controlar as Contas a Pagar e Receber?

Controlar as contas a pagar e receber significa manter uma relação de todas as entradas de dinheiro e saídas, desenvolver um fluxo de caixa e estar atento em discrepâncias entre expectativa e realidade nas finanças do negócio.

E como fazer esse controle?

Para fazer o controle o primeiro passo é separar as contas a pagar das contas a receber, pois tratam-se de situações diferentes para apura-las.

Posteriormente, pode-se inserir em uma única planilha automatizada para montar o fluxo de caixa e trazer informações de forma dinâmica, através de gráficos e cores. Veja mais em Como Fazer Fluxo de Caixa.

Veja nossas dicas de como fazer a gestão:

Por isso, acompanhe abaixo como controlar as contas a pagar e receber.

1- Faça Um Levantamento das Contas a Pagar e Receber

Você não tem conhecimento das finanças da sua empresa? Pois bem, assim torna-se impossível estabelecer controle sobre as contas a pagar e receber, não é verdade?

Portanto, o seu primeiro passo para organizar o dinheiro do negócio é fazer um amplo levantamento de todas as contas a pagar e receber.

Dê início ao procedimento através das contas a pagar, construa uma lista com as dívidas que foram contraídas durante o mês, os credores, os valores e a datas em que devem ser pagas.

Feito isso, construa uma segunda lista, dessa vez para todas as contas a receber, que são originárias das vendas realizas para possíveis organizações e junto aos seus consumidores.

Para que a coleta destas informações seja mais precisa, uma alternativa é utilizar-se de notas fiscais e demais documentos que comprovem a relação de compra e venda entre o estabelecimento e o cliente, os valores a serem pagos e as datas de vencimento.

2- Construa Uma Planilha Para Organizar as Contas a Pagar e Receber

O seu negócio é de grande ou médio porte? Neste caso, é bem possível que ele acabe gerando um grande fluxo de informações referentes às contas a pagar e receber.

Sendo assim, é aconselhável construir uma planilha para organizar os dados, o que evita que o administrador os perca ou passe por algum tipo de transtorno no momento de fiscalizá-los.

Para montar a planilha de controle das contas a pagar e a receber, você necessitar de um software próprio para a construção deste tipo de relatório.

Na atualidade, é possível encontrar diversos programas de computador que cumprem esta função, sendo o Excel uma das melhores opções devido ao fato de ser fácil de usar.

A partir deste software é possível separas as informações por colunas de contas a pagar e receber, tornando o processo mais organizado.

3- Consulte a Planilha de Contas a Pagar e Receber

Você construiu a planilha de contas a pagar e receber? Então, saiba que isso não é o suficiente para manter as finanças da sua empresa organizadas, pois é necessário criar o hábito de consultá-las com determinada frequência.

Dessa maneira, o gestor pode se inteirar sobre as contas que deve pagar ou receber, evitando que ocorram possíveis atrasos.

Além de consultar a planilha de contas a pagar e receber também é recomendado mantê-la atualizada, umas vez que as informações podem sofrer alterações ao longo do mês e caso não sejam atualizadas, fatalmente irão gerar transtorno na hora da empresa se organizar para quitar ou receber as suas dívidas.

O ideal é que a atualização seja realizada semanalmente ou, no máximo, quinzenalmente.

4- Certifique-se do Pagamento das Contas a Pagar

Depois de construir a planilha de contas a pagar e receber e mantê-la atualizada não há mais desculpas para não deixar as dívidas em dia.

Por isso, consulte a planilha, verificando as contas a serem pagas e conforme o dinheiro for entrando no caixa da empresa vá pagando-os. Não se esqueça, de atualizar a planilha, apontando as dívidas que foram pagas com sucesso.

5- Estabeleça Métodos de Cobranças das Contas a Receber

Para impedir que os seus clientes fiquem inadimplente com a empresa e acabem lhe gerando prejuízos, é preciso estabelecer métodos de cobrança das contas a receber.

Primeiramente, analise se as compras realizadas a prazo estão sendo pagas dentro da data de vencimento ou estão registrando atrasos.

Ao constatar que os consumidores estão inadimplentes, a empresa pode, num primeiro momento, emitir alertas de cobrança, que podem ser feitos através do e-mail ou ligações telefônicas.

Também é recomendado estabelecer juros por cada parcela atrasada, além de propor negociações para quem os clientes tenham uma segunda chance de quitar as suas dívidas.

6- Analise o Desempenho Financeiro da Empresa

Um dos principais propósitos do controle das contas a pagar e a receber é fornecer informações para que a empresa possa analisar e acompanhar o seu desempenho em um determinado período de tempo.

Se baseando nisso, procure checar se o negócio está adquirindo contas de acordo com a sua realidade financeira ou se é necessário fazer cortes de gastos, se os clientes estão pagando as dívidas em dias ou é preciso otimizar os processos de venda.

A partir destas informações, a empresa pode elaborar estratégias para melhorar a sua relação com os credores e público consumidor.

Caso você esteja atrasando as contas por falta de recursos financeiros e não mera desorganização, uma boa dica é recorrer a financiamentos, porém, muito cuidado com as taxas de juros.

Também, foque em pagar primeiro as contas com taxas de juros maiores, pois irão se tornar uma verdadeira “bola de neve” e ficará cada vez mais difícil de conseguir pagá-las.

Outra dica legal é estabelecer 1 a 2 dias na semana para trabalhar apenas com a cobrança das contas a receber, pois, com isso, consegue-se cumular dinheiro e pagar as contas atrasadas.

Dicas para organizar as contas da empresa

Separamos algumas dicas para ajudá-lo a organizar as finanças da sua empresa e manter em dia as contas a pagar e receber, confira:

  1. Separe as finanças pessoais das finanças da empresa

Um dos maiores erros em pequenas e médias empresas é misturar o dinheiro da empresa com as finanças pessoais, juntamente com as respectivas contas. Em outras palavras, o empreendedor saca dinheiro da empresa indiscriminadamente para pagar suas contas pessoais em vez de fazer um “pró-labore”.

  1. Dê atenção aos fornecedores

Os fornecedores são responsáveis pela maioria das contas a pagar e por isso devem receber uma atenção especial. Mantenha uma gestão detalhada dos fornecedores e controle de estoque.

Observe também os prazos para evitar problemas de juros e até mesmo o não recebimento das mercadorias na data desejada.

  1. Use softwares de finanças e gestão

Softwares, ferramentas, planilhas e apps são boas opções para facilitar a administração das contas a pagar e receber, fluxo de caixa e controle de estoque, permitindo ter todas as informações de forma organizada.

  1. Cuidado com as dívidas

Dívidas em atraso dificultam a organização das contas a pagar e normalmente são indicativos de falha na administração da empresa ou de falha na análise de viabilidade inicial.

Evite ter dívidas e, se tiver e não “conseguir pagar imediatamente” contrate um único valor para quitar todos os débitos e dever para um credor apenas.

Assim ficará mais fácil organizar os pagamentos e se planejar.

  1. Delegue funções com sabedoria

Empresa de pequeno para médio porte já costumam exigir mais do empresário do que ele “pode suprir sozinho”, consequentemente, delegar funções é a solução.

Por exemplo, serviços bancários, controle de estoque, entre outras atividades precisam ser delegadas para que se tenha tempo de cuidar de aspectos mais importantes para o administrador.

Nesse caso, crie um sistema de gerenciamento, pode ser por planilhas ou um próprio software ERP para que todas as informações sejam lançadas de forma padronizada e, quando necessário, consiga visualizar com facilidade e saber exatamente o que está acontecendo na empresa.

Isso permitirá focar nas contas a pagar e receber, além de entender como está o progresso da empresa e os demais setores, o que também impactará no financeiro.

Apps e Ferramentas de Controle Financeiro

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  1. Minhas Economias

Esse é um excelente aplicativo usado para fins de finanças pessoais, mas que permite o uso para controle de contas a pagar e receber empresarial.

Nele você pode inserir receitas (ganhos) e todos os custos/despesas para manter um controle e, ao final, gerar um gráfico interativo do fluxo de caixa e controlar de perto as finanças, lucro líquido, etc.

  1. Meu Caixa

É um app pouco conhecido e muito eficiente para fazer controle de contas a pagar e receber em um negócio.

Permite gerar relatórios, controlar clientes em atraso, crie um fluxo de caixa e muito mais.

  1. Guia Bolso

É um dos aplicativos/ferramentas mais famosas de controle financeiro, e não é para menos, devido a integração de conta bancária com o aplicativo e relatório automático, tem-se uma comodidade incrível na geração do fluxo de caixa e controle de contas a pagar e receber.

E Você, pronto para fazer a gestão e controlar as contas a pagar e receber no seu negócio?

★ Dica Importante!

Para qualquer negócio que você for montar é importante fazer um planejamento. Para isso, estude em livros, contrate uma consultoria ou use o Kit Novo Negócio.

Enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!



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