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O controle de gastos é parte importante do controle das finanças tanto pessoais quanto empresariais. Essa ferramenta tem como principal objetivo entender e regular as entradas e saídas para manter a saúde financeira pessoal ou empresarial.
Contudo, é comum a dificuldade na administração das finanças, levando empresas a fecharem as portas por simples erro de percepção ou falta de observação dos gastos realizados.
Se você, pessoa física ou administrador de empresas, precisa fazer uma análise da saúde financeira do seu negócio e percebe a dificuldade na contenção dos gastos, aprenda tudo sobre o controle de gastos neste conteúdo!
Controle de gastos é a análise, adequação e avaliação de todos os gastos realizados por uma pessoa ou empresa, tanto os fixos quanto variáveis.
Ademais, quando falamos em controle, não se trata apenas de descobrir o que é gasto, pelo contrário, deve-se tomar as atitudes necessárias para mantê-lo dentro do planejamento elaborado.
Para isso, leva-se em consideração uma série de fatores, como as contas vencidas, a vencer, planilha organizacional, metas de retenção de gastos, entre outros fatores.
Também, quando se trata de empresa, o controle de gastos é ainda mais importante, já que influencia diretamente no faturamento líquido.
Tanto nas finanças pessoais quanto empresariais, o controle de gastos ou contas é fundamental, pois não basta ganhar bem, é preciso gastar de forma ordenada, proporcional e dentro do orçamento.
Assim, vem a famosa pergunta: por que é tão importante o controle de gastos para as finanças pessoais e empresariais? Abaixo tratamos um pouco sobre cada uma delas:
Depois de conhecer os dois principais tipos de controle de gastos, passamos a analisar, primeiramente, o focado na área empresarial, ou seja, negócios.
Quando pensamos em empresa, logo vem a mente a palavra lucratividade. De fato, um negócio precisa gerar lucro, contudo, o erro comum é pensar apenas nas entradas de receitas e esquecer os gastos.
Veja, quando a lucratividade é a diminuição do faturamento frente aos custos/gastos, assim, o controle de gastos repercute diretamente no quanto irá sobrar de montante financeiro.
Agora que sabe disso, pronto para conhecer mais sobre o controle?
Antes de tudo é preciso entender os tipos de gastos que podem estar presentes na sua empresa. Normalmente os classificamos em:
Também, podemos pensar em uma classificação dos gastos quanto à importância:
Há ainda quem divida os gastos por setores de atuação da empresa, entre outras modalidades, isso serve para facilitar a análise, contudo, não é obrigatório.
Abaixo separamos os passos para fazer o controle de gastos:
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Cuidado com os gastos variáveis, estes podem ser de forte repercussão no empreendimento e até mesmo levar à falência, por isso é importante tentar prevê-los e já manter uma reserva financeira.
Vale lembrar que é preciso manter um capital de giro médio de 15% a 25% do custo do negócio.
Uma das dificuldades mais comuns ao fazer o controle de gastos não é encontrar o que pode ser melhorado, mas sim implementar, por em ação.
Nesses casos é comum que os funcionários fiquem insatisfeitos, fornecedores não queiram negociar condições e até mesmo que determinadas estratégias repercutam negativamente, por isso a importância de sempre manter um “plano B”.
Por isso criamos abaixo um resumo das etapas para por em prática as estratégias de retenção de gastos:
Para evitar erros, é preciso tomar alguns cuidados e seguir as dicas de quem já teve de fazer dezenas de controles de gastos, tanto para si quanto para clientes. Sim, é o meu caso.
Desde já, posso afirmar que muitos dos problemas enfrentados se referem ao próprio responsável, principalmente em deixar de inserir todos os gastos ou fazer de forma muito simplória.
Dito isso, a dica é, insira todos os valores quebrados, isso mesmo, os centavos fazem diferença. Além disso, valores “insignificantes” como o lanche, compra de materiais de baixo custo ou quaisquer outros devem estar presentes na planilha de controle de gastos.
É importante tomar cuidado para não se autossabotar, é comum que nosso cérebro busque “o lucro” (sensação boa) e, consequentemente, você deixa de inserir todos os gastos subjetivamente.
O parágrafo acima pode parecer estranho, mas quantas vezes já deixou de colocar todos os custos do mês no papel para poder comprar algo que desejava? É exatamente isso!
Nosso subconsciente busca realizar os prazeres e, se para isso tiver de sabotar as despesas, fará. Então cuidado!
Assim como empresas, pessoas precisam gerenciar suas finanças corretamente, caso contrário, elas estarão fadadas a viver em busca de dinheiro.
Mais importante que ganhar muito é ter os gastos dentro do permitido com base no orçamento/renda familiar.
Se você tem dificuldades para fazer o controle de gastos pessoais, fique atendo, vamos ajudá-lo com isso agora mesmo.
Para pensar em controlar os gastos é preciso primeiro conhecê-los, classificá-los e assim descobrir o que realmente é necessário ou não.
Com base nisso, o ideal é pensar em termos de necessidade e ao mesmo tempo se são custos fixos ou variáveis.
Por exemplo, comprar roupas novas é um custo variável e ao mesmo tempo, pode ter um grau de importância/necessidade diferente para pessoas.
Por isso, embora iremos classificar os gastos aqui, faça você a sua própria análise de acordo com as suas necessidades:
Podem ser ainda classificados em:
Assim como na organização empresarial, você deve colocar as suas finanças como se fosse de um negócio, em que existem entrada e saída de valores.
Por isso, elenque todos os gastos que você possui, até os centavos e valores quebrados, pequenos custos que acredita ser insignificante.
Caso deseje arredondar os valores ou não lembra quanto gastou em X ou Y, insira o custo sempre para mais.
Feito isso é o momento de elaborar o controle de gastos:
Feito isso, é o momento de por em prática o seu plano de ação, lembre-se de levar em consideração todos os gastos e também de manter o controle de forma rígida.
Uma boa dica é conversar com todos os membros da família e explicar a situação, além de traçar metas e “bonificações” ao conseguir atingi-las.
A tecnologia tem ajudado muito no que se refere ao controle das finanças empresariais e pessoais.
Atualmente, existem dezenas de aplicativos que podem ser utilizados para facilitar a gestão dos gastos, abaixo citamos alguns dos principais:
Excelente aplicativo disponível no mercado, com ele você pode lançar os gastos, definir metas, analisar gráficos, lançar parcelamentos e fazer uma análise dos principais custos/categorias ao final do mês.
Outro aplicativo muito bem avaliado pelos utilizadores é o Organizze, nele você lança seus gastos e receitas e ao final tem seu saldo, categorias de gastos. Também permite traçar metas e fornece gráficos.
O principal benefício é a interface simples e intuitiva, fácil de mexer.
– Mobills
Para quem busca uma ferramenta mais sofisticada e com opção free e Premium a Mobills é uma excelente opção, com ela é possível inserir cartões de créditos, inserir anexos, tags, filtros e orçamentos mensais.
Embora os aplicativos sejam eficientes para auxiliar no controle de gastos, principalmente em razão de serem utilizados no celular e com isso evitar que o usuário deixe de registrar os gastos, a planilha ainda é necessária.
A planilha de controle de gastos pode ser feita no Excel e há dezenas de modelos de alta qualidade na internet, inclusive gratuitos.
A planilha será o seu “livro” de mês a mês, é importante mantê-la sempre alimentada. Com o passar do tempo perceberá a redução dos custos e o que pode ser ainda aprimorado.
Gostou do conteúdo? Deixe seu comentário e se está pensando em montar um negócio, conheça nosso simulador de ideias e estudo de viabilidade.
★ Dica Importante!
Para qualquer negócio que você for montar é importante fazer um planejamento. Para isso, estude em livros, contrate uma consultoria ou use o Kit Novo Negócio.
Enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!