PDCA – Conceito, Como Fazer, Etapas e EXEMPLO PRÁTICO

O PDCA é um método de controle de qualidade que se baseia na repetição de ações no processo produtivo para sua melhoria continuada a fim de atingir metas impostas pela organização.

Utilizado no Sistema Toyota de Produção, o PDCA tem como foco a produção enxuta, baseada em uma gestão racional do processo produtivo.

Isso proporciona vantagens como a redução dos custos desnecessários e maximização da receita. É realmente uma estratégia incrível e que pode ajudar, e muito, em um negócio, tornando-o lucrativo e mais fácil de gerenciar.

Ficou interessado no PDCA e o que ele pode fazer pela sua empresa?


Então conheça mais e tire todas as suas dúvidas sobre o sistema PDCA no texto a seguir, descubra como ele pode ajudar no sucesso de uma empresa, implementação e dicas para usá-lo com eficiência.

O que é PDCA?

PDCA é um instrumento de controle de qualidade. São métodos utilizados para solucionar problemas durante o processo de produção.

Divide-se em quatro etapas:

  • Planejar;
  • Fazer;
  • Verificar;
  • Agir.

O PDCA também é conhecido como “Clico Deming” por causa de William Eduarda Deming que desenvolveu a ideia criada por Walter Shewart na década de 1920, espalhando o conceito por todo o mundo.

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Como funciona o PDCA?

O PDCA funciona como um ciclo que busca detectar um problema e criar soluções para ele, aprimorando o processo produtivo e elevando o patamar de qualidade da empresa.

O conceito parece complicado? Afinal, como isso impacta de forma prática?

Na prática, os problemas são vistos como oportunidades de melhoria dos processos e o PDCA um indutor que busca aprimoramento das normas de controle.

O ciclo PDCA se inicia com a definição de uma meta a ser atingida e um planejamento para alcança-la.

O plano definido é executado e é realizada a conferência se a meta foi atingida, se sim, esse plano se torna um padrão de produção, caso a meta não seja atingida, inicia-se o ciclo novamente o para desenvolvimento de um novo plano de ação.

Quais as Etapas do PDCA – Passo a Passo

Entender cada etapa do PDCA é importante para executar a estratégia e o correto funcionamento, com isso, cumpra sua função de auxiliar na solução de problemas do processo produtivo.

  1. P= Planejar (Plan):

A primeira etapa do ciclo é o planejamento (planejar). Aqui define-se como o trabalho será realizado através do planejamento de atuação após a identificação do problema, da sua causa e características.

PDCA planejamentoNessa etapa são definidas as metas a serem alcançadas por cada processo e a forma para conseguir atingir essa meta.

Com isso podemos subdividir essa etapa em:

  • Reconhecer o problema.
  • Definir metas a serem atingidas.
  • Analisar o problema.
  • Examinar o problema.
  • Verificar o processo.
  • Desenvolver o plano de ação.

Destinar mais tempo nesta etapa é comum e aconselhável, pois é através do planejamento que se identifica os processos posteriores.

Veja, se não souber “as características e situações” para aplicar o método PDCA, de nada adiantará todo o esforço das demais etapas.

  1. D= Fazer (Do)

É a etapa prática em que o plano de ação desenvolvido na primeira etapa será executado. Aqui será desenvolvida na prática a garantia da qualidade e cumprimento das normas estabelecidas.

Na etapa do fazer, todos os envolvidos no processo produtivo são treinados e preparados de acordo com o método definido.

Por isso coleta-se os dados sobre o trabalho realizado para a avaliação dos resultados.

Assim definimos essa etapa em sub-etapas:

  • Execução do planejamento na prática.
  • Treinamentos
  • Coleta de dados
  1. C= Checar (Check)

É feita a avaliação do trabalho realizado, se o que foi feito seguiu o que foi planejado e as normas de qualidade cumpridas.

Enfim, analisam-se os resultados a fim de realizar mudanças necessárias para corrigir falhas ou transformar o plano de ação em um processo sistemático de produção.

Ao criar um processo sistemático o mesmo é implementado de “praxe” na empresa, normalmente se adequando a muitas outras situações.

  1. A= Agir (Action)

A etapa da ação é aquela em que são feitas as correções dos erros e falhas no processo encontrados na etapa de checagem, podendo levar ao reinício do ciclo ou a padronização do plano de ação dentro do processo produtivo.

Aqui é comum acontecer uma “reestruturação” e correção do PDCA, dificilmente um planejamento e execução são “perfeitos” e permanecem sendo usados nos seus exatos moldes.

Por isso dê bastante atenção a etapa de ação e correção do PDCA, tornar o método cada vez melhor é quase sem custo e aumenta significativamente o faturamento da empresa.

Por que usar o PDCA em uma empresa

O PDCA é uma ferramenta que proporciona uma gestão mais racional focada em solucionar os problemas do processo de produção com base em dados reais da empresa, deixando de lado achismos e palpites dos gestores.

Essa ferramenta pode ser utilizada em diversos tipos de organizações, sejam elas públicas ou privadas, permitindo uma gestão voltada para qualidade, lucratividade, pontualidade e racionalidade.

O PDCA é um ciclo que é repetido inúmeras vezes, e a cada vez que esse ciclo se repete é mais fácil atingir as metas estabelecidas através de uma melhoria continua do processo produtivo.

Essa melhoria contínua possibilita à empresa se adequar melhor às mudanças de mercado e às necessidades do cliente de forma mais rápida, sempre baseado em dados concretos e analisados de forma mais racional.

O PDCA por si só não é garantia de sucesso, mas a gestão racional proporcionada por ele representa boa parte da gestão de sucesso.

A certificação ISO 9001 é totalmente baseada na metodologia do PDCA. As normas de certificação estabelecidas buscam a melhor compreensão da organização, mapeamento dos processos e avaliação dos resultados, implantando a melhoria contínua.

Vantagens e desvantagens do PDCA

O PDCA traz inúmeros benefícios para as empresas que empregam essa metodologia. Contudo, há também alguns cuidados que devem ser observados ao implantar o sistema PDCA na empresa para que ele cumpra seu objetivo de melhorar o processo produtivo.

Vantagens do PDCA:

  • Aperfeiçoamento constante dos resultados dos processos.
  • Diminuição da margem de erro nas decisões tomadas.
  • Aumento da motivação da equipe em alcançar as metas estabelecidas através de um processo produtivo racional.
  • Aumento da produtividade através do maior controle da relação objetivo x resultado alcançado.
  • Aumento da competitividade com o desenvolvimento de uma base de dados sólida.
  • Economia de recursos
  • Sistematização de resultados
  • Solução de problemas

Cuidados a serem tomados na implantação do PDCA para evitar que se torne desvantajoso

  • Implantação do PDCA sem planejamento.
  • Parar com a utilização da metodologia após completar o primeiro ciclo.
  • Não corrigir os problemas detectados.
  • Fazer e não conferir os dados coletados.
  • Não ter domínio sobre a metodologia
  • Não ter profissionais qualificados para operacionalizar o PDCA.

Como fazer e implantar o Ciclo PDCA na Empresa

O PDCA é constituído por etapas, em cada etapa é preciso realizar algumas ações para coloca-la em prática. Confira cada uma e a forma de implementar em um negócio.

ciclo pdca como fazer1ª etapa: Planejar

Nessa etapa é necessário criar uma estratégia para solucionar os problemas existentes no processo produtivo. Nela é definida o objetivo do ciclo, o caminho para atingi-lo e definição do método a ser usado.

Para desenvolver uma estratégia eficiente é importante ter uma equipe competente para analisar e desenvolver um plano de ação viável para a empresa.

É nesse momento que vão ser escolhidas as pessoas responsáveis por desenvolver o PDCA, coordenando as atividades e a operacionalização do plano de ação a fim de solucionar os problemas detectados.

Vale lembrar que realizar um brainstorm pode ajudar a ter novas ideias.

2ª etapa: Fazer

Nessa etapa o plano de ação é colocado em prática. É um momento crucial para conseguir obter sucesso nas atividades realizadas.

Na etapa do fazer a equipe responsável receberá o treinamento adequado para garantir que o PDCA funcione corretamente e atinja seu objetivo, ou seja, criar uma gestão racional que levará a empresa ao sucesso.

Algumas dicas para que a execução seja um verdadeiro sucesso podem ser dados, veja:

  • Engajar a equipe responsável;
  • Manter um cronograma e agenda;
  • Estabelecer prazos de entrega;
  • Conscientizar os responsáveis sobre a importância;
  • Conceder “bônus” ou diferenciais para que exista a dedicação da equipe;
  • Afixar o planejamento e todas as etapas a serem seguidas em um local que todos vejam;
  • Monitorar a equipe responsável;
  • Estabelecer uma “base de dados” em que todas as informações sejam armazenadas.

É importante coletar os dados obtidos nesta etapa, pois servirão no momento de fazer os ajustes necessários para garantir o funcionamento da metodologia.

3ª etapa: Checar

Quais foram os resultados? As metas foram alcançadas?

É exatamente isso que descobrirá nesta fase.

Aqui será feita a análise dos resultados atingidos. A checagem dos resultados pode e deve ser feita durante todo o ciclo do PDCA.

A análise permite verificar o antes e depois da empresa, bem como se o planejamento está sendo cumprido de forma correta e as metas alcançadas.

Se a análise comprovar que as metas não estão sendo atingidas, é o momento de rever o planejamento e reiniciar o ciclo.

4ª etapa: Agir

É nessa fase que os problemas encontrados na etapa anterior serão corrigidos e o processo produtivo será padronizado para atingir os objetivos da empresa.

Lembre-se de documentar todas as sugestões e readequar as etapas. Insira em uma planilha, coloque gráficos com os dados obtidos, e faça o mais visual e organizado possível.

Isso fará toda a diferença.

Exemplo de PDCA na Prática

Para entender como de fato funciona o PDCA trouxemos um exemplo prático para demonstrar como desenvolver o método de acordo com cada etapa.

exemplo de pdca na praticaUma escola particular de ensino fundamental e médio precisa de uma reestruturação de sua gestão para ampliar o número de alunos e permitir a ampliação do atendimento da escola. Vejamos como isso é possível com o PDCA:

Na primeira etapa é necessário definir as metas:

  • Aumentar o número de matrículas.
  • Evitar a saída de alunos já matriculados.
  • Diminuir a inadimplência no pagamento das mensalidades.
  • Aumentar o número de professores qualificados e funcionários.
  • Aumentar o acervo da biblioteca.

Quais os métodos para atingir as metas?

  • Aumentar a propaganda sobre o colégio, valorizando a estrutura e o corpo docente da escola.
  • Ouvir críticas, reclamações e opiniões do aluno para saber o que acham da escola e o que precisa melhorar nela para atender melhor suas necessidades e expectativas.
  • Planejar e elaborar formas de pagamento de acordo com a situação de cada aluno e dos pais, buscando sempre chegar a um acordo bom para os dois lados.
  • Buscar professores qualificados em suas disciplinas, evitando que professores deem aulas de disciplina que não de sua formação original.
  • Treinar todos os colaboradores da escola de acordo com seus princípios e filosofia de trabalho.
  • Possibilitar acesso a acervos de livros virtuais com auxílio de ferramentas tecnológicas como computadores e tablets.

Na segunda etapa é preciso por em prática o planejamento.

  • Desenvolver propagandas publicitárias que valorizam o colégio e sua estrutura.
  • Criar parcerias para treinamento e capacitação dos professores e funcionários da escola.
  • Disponibilizar espaços ou momentos para os alunos colocarem suas opiniões sobre a escola.
  • Buscar fornecedores de computadores e tablets e fazer acordo para conseguir desconto sobre os produtos.
  • Disponibilizar canais de renegociação de mensalidades em atraso.

Na terceira etapa é hora de fazer uma verificação da situação.

  • Avaliar o comprometimento de professores e funcionários com o desenvolvimento da escola.
  • Analisar o impacto da publicidade da escola se foi positiva ou não no sentido de trazer novos alunos.
  • Avaliar o desempenho dos alunos para perceber áreas em que estejam com maior dificuldade.
  • Analisar se o uso de tecnologias contribuíram de fato  para melhoria da aprendizagem.
  • Avaliar se houve aumento das matrículas, se não houve, repensar novas formas de trazer novos alunos para escola,
  • Analisar se houve queda nas mensalidades atrasadas, se não, buscar novas formas de negociação.

Na última fase é hora da ação.

  • Buscar novas formas de propaganda através de redes sociais, rádios, tv e internet como forma de divulgação da escola.
  • Abrir canais de comunicação com os pais para buscar outras soluções a fim de evitar inadimplência.
  • Rever metas e métodos de trabalho a fim de ajustá-los aos objetivos da escola.

Para que as metas definidas sejam atingidas é necessário repetir o ciclo quantas vezes for necessário até conseguir estruturar um plano de ação que consiga alcançar todos os objetivos.

Para que o PDCA cumpra seu papel é preciso ter liderança atuante e comprometida com a empresa e seus objetivos, além de um conhecimento técnico e aplicado, ou seja, ter uma base teórica que possa de fato ser aplicada para solucionar os problemas da empresa.

Preparado para usar o PDCA para melhorar o desempenho e faturamento do seu negócio? Se ainda está iniciando, veja este vídeo sobre como ter uma ideia de empreendimento lucrativo e tirar do papel.

★ Dica Importante!

Para qualquer negócio que você for montar é importante fazer um planejamento. Para isso, estude em livros, contrate uma consultoria ou use o Kit Novo Negócio.

Enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!



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