Como ser promotor de eventos – Passo a Passo e Dicas

Com certeza você já ouviu falar de promotor de eventos, uma das profissões autônomas que mais cresce do mercado. O sucesso relacionado com esta área de atuação está muito voltada ao fato de que as festas, recepções e baladas acontecem de maneira sempre mais constante exigindo, para isso, de profissionais específicos para fazer este tipo de organização.

Para isso, não é preciso ser uma empresa com uma mega estrutura, mas é possível começar este negócio apenas com uma pessoa que seja um profissional capacitado no ramo que consiga organizar de maneira adequada os mais variados tipos de eventos tanto particulares como a nível empresarial, pois desta maneira com certeza haverá mercado sobrando para ele.

Devido à crescente relevância desta área vamos mostrar a seguir neste artigo algumas dicas de como ser um promotor de eventos e a forma detalhada para conseguir atuar neste ramo específico de empreendimento.

O que é um promotor de eventos?

De maneira geral, o promotor de eventos consiste naquele tipo de profissional que cuida de todos os aspectos do evento a ser feito desde a produção dos convites e organização do espaço da festa até a contratação dos manobristas do estacionamento e dos garçons do buffet.

Por esse nível tão elevado de serviços e responsabilidade ele é o profissional que de forma prática faz qualquer evento acontecer, pois trata das atrações musicais, brindes, cenografia, performances teatrais e tudo o que o cliente desejar e da forma que ele quiser.

Além disso, é preciso estar ciente de que o promotor de eventos deve possuir a capacidade  e os contatos necessários para organizar um evento sozinho principalmente no início do seu negócio quando não terá condições de possuir um empregado e tudo deverá ser feito exclusivamente por ele.

A melhor forma de conseguir esta verdadeira façanha é por meio dos contatos de sua agenda que devem conter todos os tipos de fornecedores e profissionais necessários para que um evento aconteça de forma perfeita.

Este conhecimento é exigido porque a ideia principal para contratar um profissional que atua nesta área é de que a empresa, família ou grupo de pessoas que entrega uma festa para um promotor de eventos não possui tempo para se preocupar com todos os detalhes necessários e coloca esta carga de trabalho neste profissional específico.

De certa forma este é o profissional pago para resolver problemas. Por isso, a partir do momento em que o contrato do promotor de eventos com o dono da festa estiver acertado é preciso detalhar de forma bem específica todos os pontos que devem ser cuidados para que tudo esteja correto e funcionando no momento em que o evento estiver acontecendo.

Por isso, este profissional tem ganhado mais espaço no mercado e mesmo assim a concorrência é grande nesta área de atuação que exige para que alguém se destaque muito trabalho, profissionalismo e um diferencial na prática para que seja escolhido e referenciado.

Que tipo de festa precisa de um promotor de eventos?

O mercado de atuação para quem deseja ser um promotor de eventos é de maneira geral todas as modalidades de festas que surjam mas de maneira mais prática se referem apenas às festas de maior porte.

Esta questão se justifica porque as festividades e eventos que possuem um menor porte ou ainda quantidade reduzida de convidados geralmente é organizada pelos próprios donos que muitas vezes contam com orçamento reduzido para contratar um profissional específico.

Já no que se refere aos temas, um promotor de eventos pode organizar os mais variados estilos como casamento, 15 anos, aniversários em geral de adultos e crianças, confraternização da empresa, lançamentos de produto, dentre outros; sendo que neste caso quanto maior for o porte do evento a ser realizado mais necessária se faz a presença de alguém específico da área de promoção de eventos.

Apesar desta grande diversidade, a maior quantidade de clientes para quem deseja atuar como promotor de eventos vai surgir realmente no meio empresarial especialmente ao considerar os eventos grandiosos que as empresas costumam fazer com suas filiais.

Mesmo neste aspecto é preciso que a festa ou evento sempre possua um tema a ser desenvolvido o qual será o foco para a criação de um bom evento permitindo bons resultados que terão como principal consequência o aumento da sua carta de clientes.

Ao considerar a atuação em geral de um profissional desta área é preciso estar ciente de que o promotor de eventos é a pessoa que mais trabalha antes, durante e depois que certa festa acontece porque ele precisa estar no local até o último instante certificando que todos os detalhes serão atendidos bem como corrigindo os problemas que possam surgir como  atrasos no buffet, problemas elétricos com a banda de música, estragos nos banheiros, dentre outros.

Deste modo, é de grande importância possuir uma quantidade elevada de contatos e parceiros para substituir rapidamente algum imprevisto ou falta que ocorra de última hora no momento do evento estando, assim, preparado e prevenido para as eventualidades que possam ocorrer.

Formas de se capacitar para ser promotor de eventos

Para aqueles que se interessam pelo ramo de negócios de promotor de eventos é preciso como primeira atividade buscar a capacitação e conhecimentos técnicos necessários para uma atuação mais efetiva e com qualidade no mercado profissional.

Com relação a esta questão, existem na atualidade uma série de cursos e capacitações diferenciadas nesta área de atuação como cursos técnicos, de graduação e até mesmo de especialização para quem pretende atuar neste ramo com toda a pertinência necessária garantindo, assim, a qualidade nos serviços oferecidos. 

Como trabalhar como promotor de eventos

Com a obtenção dos conhecimentos e saberes mais específicos voltados para este mercado é preciso analisar a melhor maneira para conseguir trabalhar como promotor de eventos sendo que com relação a esta questão é possível trabalhar tanto sozinho como inserido em uma agência voltada para a organização de eventos.

As duas formas para atuar neste mercado podem ser bem lucrativas dependendo para isso apenas de trabalhos feitos com eficiência e ainda da criação de um bom nome que seja a sua principal forma de propaganda.

No começo, será preciso somente um telefone, um computador e uma boa rede de fornecedores que são seus contatos. Além disso, é primordial possuir sempre em mãos várias opções de parceiros e fornecedores de atividades como equipamento de som, buffet, bebidas,  mesas e cadeiras para aluguel e outros espaços semelhantes.

Apesar da necessidade de possui uma rede de contatos relativamente extensa, a boa notícia relacionada com este tipo de negócio consiste no fato de que há a exigência de um pequeno nível de experiência para começar e quase nenhum montante de recursos financeiros para o investimento inicial.

Para começar é preciso somente de um bom cartão de visitas a ser apresentado com o maior esforço consistindo em buscar trabalhos a serem feitos com qualidade para garantir com isso que o seu nome se torne conhecido no mercado como promotor de eventos.

Neste caso, comece devagar por meio da realização de conversas com seus amigos, colegas e parentes sobre o ramo de negócios em que está iniciando as atividades e depois dos primeiros eventos feitos comece a investir em uma estrutura maior mas para iniciar a propaganda boca a boca é a melhor alternativa.

No início da atividade neste mercado é preciso estar ciente de que não vai conseguir nos primeiros trabalhos vender seus serviços para grandes eventos ou operadoras devendo concentrar as energias em serviços a serem prestados a pessoas físicas e pequenos estabelecimentos especialmente se você decidir atuar de maneira isolada.

Por isso, a grande dica para conseguir sucesso progressivo e sempre maior como promotor de eventos é preciso muito mais do que conhecimentos e ânimo para trabalhar de possuir um elevado nível de organização buscando para isso ter o contrato sempre em mãos para verificar os detalhes e ainda ter uma agenda para conseguir marcar e resolver a contento todos os compromissos assumidos e necessários.

Confira como montar um buffet para festas.

Quanto custa contratar um promotor de eventos?

Após a definição da maneira em que irá trabalhar no mercado de organização de eventos é preciso delimitar de forma prévia quanto irá custar o seu trabalho e mã-de-obra enquanto promotor de eventos.

O valor determinado vai depender de forma importante do tipo de evento a ser feito e ainda da complexidade e porte do trabalho a ser desenvolvido.

Por isso, em um casamento – por exemplo – a organização de sua festa que pode ainda incluir o cerimonial para o evento religioso custa, em média, R$ 800 a serem pagos ao promotor de eventos que deve deixar tudo arrumado, organizado, em ordem e com um elevado nível de perfeição.

Este valor apresentado vai aumentar na proporção em que o evento a ser promovido aumentar o seu tempo de duração e a complexidade sendo que tudo deve ser acordado de forma bem detalhada em um contrato assinado pelas partes envolvidas na prestação de serviços para evitar, com isso, problemas e dissabores futuros.

Como divulgar seu serviço de promotor de eventos

O próximo passo para quem pretende abrir um negócio como promotor de eventos se refere à definição da melhor maneira de fazer a divulgação de seus serviços sendo que neste caso a primeira dica consiste em fazer esta propaganda através de um simples cartão de visitas e usando os seus contatos de familiares e amigos.

Depois de obter os seus primeiros clientes com os trabalhos já realizados é interessante criar um blog do tipo gratuito apenas oferecendo o serviço e informando neste espaço virtual uma conta de e-mail para ser contatado além de dados relevantes como foto de festas já feitas.

Á medida que o seu negócio como promotor de eventos evolui é possível criar um site profissional em um domínio pago com o formato de um endereço eletrônico mais voltado para o ramo comercial.

Além disso, existem inúmeras alternativas para divulgação de seu novo empreendimento como anúncios online grátis os quais são simples, fáceis de serem feitos, gratuitos e ainda consegue abranger uma quantidade maior de possíveis clientes por meio da grande capilaridade que a Internet representa.

Estes anúncios devem conter uma estrutura composta pela cidade na qual você presta serviços e o telefone que deve estar sempre ligado para eventuais ligações que surjam sendo que este aparelho eletrônico será o principal meio de negociação e da obtenção de novos clientes.

Gestão do negócio como promotor de eventos

Após a determinação de todos os aspectos teóricos relacionados com a criação do seu empreendimento como promotor de eventos chega o momento de começar a sua atuação de maneira prática sendo que neste caso é de grande relevância fazer uma boa gestão do seu negócio.

Para isso, é preciso garantir a qualidade dos serviços prestados assumindo o compromisso somente com a quantidade e o porte de eventos que o seu momento de crescimento permite evitando fracassos e problemas garantindo com isso o surgimento do seu bom nome e prestígio.