A planilha de contas a pagar é a principal ferramenta para realizar o controle de contas em uma empresa ou para finanças pessoais.
Contudo, um dos problemas é saber como utilizar a planilha, além de o fato de entender exatamente como montá-la, quais campos são necessários e a forma de organização.
Com base nisso e sabendo da importância da planilha de contas para um negócio criamos um conteúdo explicando tudo sobre o assunto e com um passo a passo repleto de exemplos de campos e planilhas para recriar.
Está pronto? Então confira como fazer a planilha de controle de contas a pagar:
O que é controle de contas a pagar de uma empresa?
Antes de falarmos propriamente da planilha de contas é importante entender o que é o controle de contas, afinal, é para isso que a ferramenta será utilizada.
O controle de contas a pagar é o controle sobre as saídas de dinheiro da empresa, que estão relacionadas aos gastos fixos e variáveis.
Esse controle é necessário para garantir a saúde financeira do negócio, já que permite ao gestor da empresa saber quanto capital precisará para quitar as dívidas, capital de giro, lucratividade e faturamento bruto/líquido do empreendimento.
O controle de contas a pagar, junto com o controle de contas a receber, é a base para o fluxo de caixa.
Qual a importância da planilha de contas a pagar?
A planilha de contas a pagar ajuda a fazer um controle financeiro da empresa, já que é a falta desse controle um dos principais motivos para a falência de vários negócios.
Assim, a planilha de contas a pagar possibilita visualizar a origem das dívidas com facilidade e permite buscar por recursos para quitá-las.
Além disso, com a ferramenta o empresário consegue encontrar de forma visual, através de números e gráficos, o que está em desacordo, desnecessário ou pode ser diminuído dentro da empresa, sem um impacto direto no faturamento.
A complexidade da planilha de contas a pagar vai variar de acordo com o porte da empresa e quantidade de saídas financeiras.
Se for uma micro ou pequena empresa, sem grande variedade de finanças, o controle é mais simples.
Mas se a empresa for uma média ou grande empresa, essa planilha será mais complexa e com diversas informações detalhadas das contas, nestes casos, pode ser necessário comprar uma planilha pronta profissional ao invés de fazer você mesmo.
Uma boa dica é as planilhas completas que você encontra no Kit Novo Negócio.
Por isso a planilha de contas a pagar é uma ferramenta tão importante e que traz economia de tempo e pessoal, deixando as finanças da empresa mais organizadas.
Como funciona a planilha de contas a pagar?
A planilha funciona como uma organizadora das contas da empresa.
Mesmo que as contas do empreendimento tenham baixos valores devem ser registradas corretamente na planilha, a fim de evitar o esquecimento de algum pagamento, o que ocasiona em juros, taxas, problemas de relacionamento com clientes/fornecedores, entre outros.
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Além disso, a planilha possibilita gerenciar prazos de recebimento dos fornecedores e parceiros, o que facilita a análise sobre a necessidade de alterar a prestação do serviço ou não.
Como utilizar a planilha de contas a pagar?
Vamos a alguns passos que vão ajudar a utilizar uma planilha de contas a pagar corretamente.
- Montar uma planilha (abaixo nesse artigo, explicamos como montar uma planilha passo a passo, com exemplos e campos necessários).
- Organizar as contas pela data de vencimento, sempre da menor para a maior.
- Registrar todas as contas da empresa na planilha.
- Categorizar ou segmentar as contas, por exemplo: água e luz, material de escritório, impostos e taxas, maquinário, produção, entre outros.
- Pagar as contas.
- Controlar os prazos e atualizar a situação de cada uma das contas.
- Identificar quando foram pagas.
Isso evita confusões, esquecimentos e mantém os compromissos sempre atualizados.
O registro das contas deve ser contínuo e de preferência na data em que ocorreu, quando se tratar de contas variáveis.
Já as contas fixas (aquelas que incidem todos os meses) podem ser colocadas nas planilhas de cada mês.
Lembre-se de deixar as planilhas de todos os meses do ano prontas para facilitar o registro.
Com a planilha é possível manter as finanças controladas e os gastos fiscalizados, além de poder organizar as movimentações de forma segmentada, entre custos fixos e variáveis.
Vantagens de utilizar a planilha de contas a pagar
- Proporciona visão clara e abrangente das contas, desde aquelas que foram pagas até aquelas que estão pendentes.
- Facilidade na organização de todas as contas a pagar de acordo com seus fornecedores e datas de pagamento.
- Permite a identificação com clareza da necessidade de capital da empresa para liquidar com contas futuras e evitar a perda de prazos de pagamento.
A perda de prazo de pagamento leva a juros e multas, além de tornar a empresa inadimplente, o que gera prejuízos e dificulta a aquisição de financiamentos.
Como montar uma planilha de contas a pagar
Planilha de contas a pagar é uma ferramenta operacional de controle financeiro e, via de regra, muito eficaz.
Através dela é possível fazer uma previsão das despesas a serem pagas. A planilha de contas a pagar deve ter uma estrutura básica com os seguintes pontos:
- Data: é o momento do registro da informação
- Fornecedor: é a conta ou serviço a ser pago
- Documento: refere-se à nota fiscal do serviço ou conta
- Vencimento: data limite para pagamento
- Valor: é o valor a ser pago
- Data do pagamento: quando o serviço ou conta foram pagos.
- Valor pago: valor final pago
- Desconto: se houver redução de valor por antecipação do pagamento
- Juros: acréscimo por atraso
- Situação: Pago, em atraso, a pagar.
Segue um exemplo de planilha para ilustrar como deve ser preenchida
| Empresa: | Mês | ||||||||
| Contas a pagar | Pagamento | ||||||||
| Data | Fornecedor | Doc. | Venc. | Valor | Data | Valor | Desconto | Juros | Situação |
Veja um exemplo para entender como funciona o preenchimento da planilha de contas a pagar.
- 31/08 conta de luz conforme NF008 no valor R$ 1000,00, com vencimento 01/09;
- Compra do fornecedor de bebidas “Bebidas e Cia”, 01/09no valor de R$ 1.500,00, com vencimento em 01/09 da duplicata 008;
- Compra do fornecedor de doces, “Doce Mel” em 01/09 no valor de R$ 500,00, com vencimento da duplicata nº 003 para o dia 15/09;
- Conta de água no valor de R$ 300,00, conforme nota fiscal 012 para o dia 02/09;
- Compra do Frigorifico Nova Era em 02/09 no valor de R$ 2.000,00, com vencimento da duplicata nº 168 para 05/09;
- Compra de máquina fatiadora de frios em 03/09, no valor R$5.000 com vencimento da duplicata nº 047 para 10/09;
- 31/08 folha de pagamento do mês de agosto no valor R$ 7.000,00
Até 05/09 foram feitos os seguintes pagamentos:
- Em 01/09 foi pago a conta de luz;
- Em 15/09 foi paga a duplicata nº 003 do fornecedor de doces “Doce Mel”;
- Em 18/09 foi pago a duplicata nº 008 do fornecedor de bebidas “Bebidas e Cia”;
- Em 20/09 foi pago a duplicata nº 012 relativa à conta de água.
- Em 27/09 foi pago a duplicata nº 047 relativa à compra da máquina fatiadora.
- Em 20/09 foi pago a duplicata nº 168 do Frigorífico “Nova Era”
- Em 05</10 foi quitada a folha de pagamento.
| Empresa: Armazém Doce Encontro | Mês: Setembro | ||||||||||||||
| Contas a pagar | Pagamento | ||||||||||||||
| Data | Fornecedor | Doc. | Venc. | Valor | Data | Valor | Desconto | Juros | Situação | ||||||
| 31/08 | Conta de luz | NF008 | 01/09 | 1.000,00 | 01/09 | 1.000,00 | Pago | ||||||||
| 01/09 | “Bebidas e Cia” | Duplicata 008 | 01/09 | 1.500,00 | 01/09 | 1.500,00 | Pago | ||||||||
| 01/09 | “Doce Mel” | Duplicata
003 |
15/09 | 500,00 | 15/09 | 500,00 | Pago | ||||||||
| 02/09 | Conta de água | NF012 | 02/09 | 300,00 | 02/09 | 300,00 | Pago | ||||||||
| 02/09 | Frigorífico “Nova Era” | Duplicata 168 | 05/09 | 2.000,00 | 05/09 | 2.000,00 | Pago | ||||||||
| 03/09 | Máquina fatiadora | Duplicata 047 | 10/09 | 5.000,00 | 15/09 | 5.150,00 | 150,00 | Pago c/ juros | |||||||
| 01/09 | Folha de pagamento | Folpa 09/2018 | 05/10 | 7.000,00 | 04/10 | 7.000,00 | Pago | ||||||||
| Total no mês: | 17.300,00 | 17.450,00 | 150,00 | ||||||||||||
Esse controle deve ser diário, pois é através dele que é possível verificar todos os compromissos da empresa.
Com esse relatório, o administrador pode acompanhar as contas a pagar, as que foram pagas no prazo, as que foram pagas com atraso e as que não foram quitadas.
Além disso, o administrador consegue verificar as perdas sofridas em razão dos juros e pode negociar com fornecedores novos prazos de pagamentos ou descontos.
A planilha de contas a pagar variará de empresa para empresa, pois cada uma apresentará necessidades diferentes.
Por isso, a planilha acima é uma planilha base que permite inclusão de dados (por exemplo, parcelamento de compras e outros) com objetivo de garantir um controle financeiro eficaz e eficiente.
Controle mensal de contas a pagar com parcelamento
| Pagamentos com vencimento hoje | Data | |||||||
| Pagamentos convencimento amanhã | ||||||||
| Total de pagamentos a vencer | ||||||||
| Pagamentos vencidos | ||||||||
| Fornecedor | Descrição do item | Valor da parcela a ser paga nesse mês | Data de vencimento da parcela desse mês | Data efetiva de pagamento desta parcela | Condições de pagamento | |||
| Número da parcela deste mês | Número total de parcelas | |||||||
Para facilitar o controle de contas a pagar, coluna compras parceladas, insira os dados das parcelas nos meses subsequentes.
Dívidas em atraso no controle de contas a pagar
Atenção ao parcelar as dívidas por causa dos juros simples ou compostos que incidir sobre a conta, isso pode virar uma “bola de neve”.
Tentar negociar o pagamento da dívida à vista é sempre a melhor opção, já que o desconto pode chegar de 50% a 80% da multa em caso de atraso.
Dicas para um eficaz controle de contas a pagar
Veja algumas dicas pra manter o seu controle de contas:
- Definir responsáveis
Independente do tamanho da empresa é importante definir uma pessoa ou equipe para fazer o controle de contas a pagar.
Esse profissional será o responsável por inserir os dados na planilha de contas a pagar e fazer o acompanhamento delas.
- Registrar tudo
Os responsáveis pelo controle das contas a pagar devem criar uma rotina para registrar todas as movimentações financeiras da empresa.
A planilha deve reunir todas as contas a ser pagas, nenhuma deve ficar de fora, assim como é preciso evitar despesas indevidas, como um pedido a um fornecedor não entregue.
- Entender o fluxo de caixa
Com as informações registradas corretamente, fica mais fácil tomar decisões a partir da análise dos números.
- Elabore uma programação e evite descumpri-la
Ao criar uma programação é possível entender melhor como se comporta o caixa da empresa.
Ainda, pode elaborar estratégias para melhorar a gestão das contas a pagar, por exemplo, fazer pagamentos com antecedência para ter descontos e criar um bom relacionamento com os fornecedores.
Também, permite renegociar a dívida quando houver falta de dinheiro em caixa.
Por isso as palavras-chaves aqui são disciplina e organização.
- Revisar os pagamentos e sua gestão.
Criar uma estrutura e uma rotina é fundamental para fazer um controle de contar a pagar eficiente.
Mas, repensar a gestão desse controle é importante para corrigir erros prejudiciais como falta de pagamento por esquecimento e manter o que deu certo.
O controle de contas a pagar é uma área estratégica da empresa, que bem feito, pode trazer vantagens para ela, bem como aumentar sua competitividade no mercado.
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★ Dica Importante!
Para qualquer negócio que você for montar é importante fazer um planejamento. Para isso, estude em livros, contrate uma consultoria ou use o Kit Novo Negócio.
Enfim, escolha a opção que mais lhe agrada, apenas NÃO ARRISQUE suas economias e o bem-estar da sua família em um chute!