Fluxo de caixa

Manter o controle das finanças em uma empresa é decisivo para o sucesso, e o fluxo de caixa é fundamental para conseguir o equilíbrio entre receita e despesas.

Contudo, poucos sabem como fazer a análise e criação de estrutura do fluxo de caixa, criar uma planilha eficiente e encontrar as informações a serem transcritas.

Depois de perceber a dificuldade que muitos dos visitantes do portal possuem sobre o assunto criamos este conteúdo ensinando tudo e como fazer um fluxo de caixa eficiente.

O que é fluxo de caixa? Conceito

Acima de tudo, o fluxo de caixa é uma ferramenta importante para a gestão de qualquer negócio.

Toda empresa deve ter uma organização financeira eficiente para garantir o lucro e manter suas contas em dia, para isso o fluxo de caixa se torna um instrumento fundamental para o planejamento e controle financeiro.

Além da importância, a principal finalidade do fluxo de caixa é verificar o saldo disponível, para ter sempre capital de giro na empresa para aplicação ou cobrir gastos eventuais.

Através do fluxo de caixa são registrados todos os recebimentos (vendas à vista ou a prazo, valor de duplicata e outros), além de pagamentos (despesas, compras de matéria-prima, pagamento de salários e outros) previstos em determinado período.

Com isso o fluxo de caixa possibilita uma visão do presente e futuro da situação financeira da empresa e permite avaliar a disponibilidade de caixa e a liquidez do negócio, e ao mesmo tempo facilita ao empresário tomar decisões assertivas.

Ainda, é preciso diferenciar o  fluxo de caixa e a demonstração de fluxo de caixa projetado.

O primeiro é o fluxo realizado, são as entradas e saídas registradas pelo caixa da empresa.

O segundo é a projeção das entradas e saídas que irão se realizar futuramente.

Também, é importante entender que o fluxo de caixa projetado é outra ferramenta de gestão importante, pois:

• Se a empresa tiver falta de caixa, terá tempo para negociar suas dívidas e realizar seus pagamentos.
• Determina a quantidade de caixa necessária para um período, evitando problemas financeiros.
• Fornece a dimensão exata de recursos disponíveis.
• Havendo sobra de caixa, pode – se analisar a melhor forma de investimento desse saldo.

Tanto um quanto outro, são instrumentos essenciais para evitar a falta de capital na empresa, seja para cumprir com suas obrigações e obter lucros.

Como fazer o fluxo de caixa

O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível obtido pela diferença entre recebimentos e pagamentos de um determinado período.

Com isso, a estrutura do fluxo de caixa será de acordo com a natureza e necessidades da empresa.

Tendo em vista o objetivo de facilitar a criação do fluxo de caixa abaixo segue um passo a passo fazê-lo de forma eficiente:

Passo a passo

1. Crie uma planilha com duas tabelas, uma denominada “contas a pagar” e “contas a receber” e lance os valores a pagar e a receber.
2. Na tabela de “ contas a pagar”, faça uma estimativa das despesas futuras, como impostos, contas de água, luz, telefone, folha de pagamento de funcionários e pagamento de fornecedores. Conheça a periodicidade dessas contas, datas de vencimento e reajustas, para melhorar a estimativa.
3. Nas vendas à vista, utiliza como base a média diária das vendas realizadas no dia a dia. Leve em consideração os meses de maior movimentação de recursos para a média diária.
4. Seja conservador nas estimativas, que ficarão mais simplificadas com um controle diário de receitas e despesas. Não se esqueça de que as despesas são fixas e a receita é variável.
5. Na tabela de “contas a receber” colocamos os recebimentos, que são: vendas à vista e a prazo, pagamentos com cheque (incluindo o pré – datado), duplicatas, cartões de débito ou crédito, rendimentos de aplicações e investimentos e outros.
6. Na tabela de “contas a pagar” colocamos os pagamentos que são: fornecedores, matéria – prima, despesas bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários, contas de telefone, internet, correios e outras, manutenções, equipamentos, veículos, alugueis, retirada pró – labore, renda dos sócios da empresa, prestadores de serviço (contabilidade, advocacia, etc), impostos e contribuições, materiais –  de escritório, limpeza, copa, etc, investimentos e amortização de empréstimos e dívidas.

Com esses processos, o saldo final após o fechamento do fluxo de caixa é o dinheiro disponível no caixa da empresa ou aplicado.

Resumindo os passos:

Assim, sintetizando tudo o que foi dito anteriormente, podemos definir as etapas do fluxo de caixa da seguinte maneira:

• Realização do registro diário de entradas e saídas.
• Projeção dos pagamentos e recebimentos futuros.
• Análise do saldo diário e futuro.
• Com saldo negativo, tome atitudes para melhorar o capital de giro.
• Com saldo positivo, invista e aplique os recursos para garantir capital de giro.

Inicialmente pode haver dificuldades para elaborar o controle diário e preencher o fluxo de caixa, mas a prática do dia a dia facilitará esse trabalho e demonstrará como é mais fácil tomas decisões com base em previsões de entrada e saída de recursos.

Como implantar o fluxo de caixa

 Importante lembrar, há basicamente duas formas de implantar o fluxo de caixa:

• Manualmente, em cadernos ou agendas. Essa forma é mais trabalhosa e pouco eficiente.
• Automatizado, em planilhas eletrônicas como as fornecidas pelo Excel ou através de softwares específicos. Essa forma é mais eficiente e organizada.

Por que o fluxo de caixa é importante em uma empresa

Provavelmente você já percebeu a importância do fluxo de caixa e que deve ser apurado diariamente, podendo ser utilizado como indicador da necessidade de melhoria da organização financeira.

Isso porque o saldo negativo resulta em financiamentos com custos elevados e o saldo positivo geraria oportunidade de aplicação, com maior rendimento ou melhores condições de pagamento aos fornecedores.

Seguindo esse pensamento, a empresa saudável tem um bom controle sobre o fluxo de caixa, que permite a ela elaborar estratégias de crescimento para a empresa e reverter situações negativas.

Contudo, quando o saldo é negativo, é preciso descobrir as causas: inadimplência, atraso nos recebimentos de clientes, queda nas vendas e grande diferença entre prazos de recebimento, etc., pois pode ocasionar em prejuízos imensuráveis para o negócio.

Também, o fato de a empresa possuir vendas maiores em um determinado mês do que em outro sem a devida organização, pode trazer falhas no fluxo de caixa, pois poderá haver pagamentos à fornecedores antes do recebimento das vendas.

Por esse motivo é necessário que a empresa mantenha uma reserva de capital e um eficiente controle do fluxo de caixa.

Vale lembrar ainda que o fluxo de caixa tem como função importante permitir o controle das atividades do ciclo operacional da empresa, é uma espécie de “fiscalização” por números.

Caso não tenha ficado claro, vale lembrar que o ciclo operacional abrange todas as atividades de compra e venda de mercadorias e serviços da empresa em curto prazo e seus pagamentos e recebimentos, respectivamente.

Cuidados ao elaborar o fluxo de caixa

Para que o fluxo de caixa seja realmente efetivo, é necessário tomar alguns cuidados como relacionar todas as entradas  e saídas, independente do valor.

Sabendo disso, dê preferência para a utilização de um software integrado de gestão que permita a obtenção de informações de outras áreas, como departamento de compras e vendas, permita uma visão geral da entrada e saída de recursos.

Outro cuidado importante é o prazo para a inserção das informações no fluxo de caixa.

Esses dados  devem ser inseridos diariamente, para ter informações em tempo real e desenvolver um planejamento estratégico para a empresa.

Através das informações geradas pelo fluxo de caixa, surgem insights que são importantes para o futuro da empresa e precisam ser levados em conta no plano inicial de ajustes, garantindo um crescimento sustentável da organização.

Oito dicas para fazer um fluxo de caixa eficiente

Relacionamos aqui dicas para fazer um fluxo de caixa eficiente e obter bons resultados.

Software de Gestão

Já falamos sobre ele, mas é bom reforçar que é essencial o uso desse programa.

Ele garante acesso às informações em tempo real e o acesso de vários membros da equipe a esses dados, permitindo uma gestão integrada.

Delegar uma pessoa responsável pela gerência desses dados

Nas grandes organizações, os responsáveis por acompanhar o fluxo de caixa são os contadores.

Transito de informações em todos os setores

É fundamental que o trânsito de informações envolva todos os setores porque cada gasto precisa estar lançado no fluxo de caixa.

Isso evita o risco de desenvolver um planejamento sobre uma projeção de base pouco sólida, podendo gerar um resultado péssimo para a empresa.

Relatórios periódicos

Faça relatórios mensais ou periódicos para análise dos acionistas, proprietários e gestores da empresa, a fim de identificar possibilidade de redução de gastos ou oportunidades para ampliação de receitas através de investimentos.

Esses relatórios auxiliam na avaliação da situação da empresa.

Planejar e gerenciar o estoque

O estoque é capital imobilizado, não rende juros e nem renda. Contudo, o dinheiro investido nele, pode impedir o aproveitamento de oportunidades mais rentáveis para a empresa. Saber qual é o valor do seu estoque, qual o limite máximo e mínimo dele, ajuda no controle sobre ele e na tomada de decisões para evitar prejuízos.

Fazendo esse controle, é possível saber como acrescentar despesas e receitas no fluxo de caixa.

Pensar em longo e curto prazo

Estipular gastos e ganhos no fluxo mensal, possibilita a comparação entre o que foi planejado e o que foi realizado, isso torna possível saber quais foram as despesas inesperadas e como fazer para evita-las no futuro.

Avaliar capital de giro e ser realista

É fundamental acompanhar o fluxo de caixa e fazer avaliações periódicas para verificar se o negócio está fluindo como o planejado e corrigindo falhas, renegociando dívidas, fazendo investimento que valorizam o produto ou serviço.

Determinar padrões de crédito para os clientes

São duas situações que precisam ser avaliadas para saber qual opção é mais vantajosa para a empresa.

A primeira é quando as exigências são baixas. Acontece em momentos que muitos consumidores podem comprar e faz as vendas subirem, mas por outro lado, exige um estoque maior para atender ao público.

Já a segunda acontece quando as exigências são altas. O número de consumidores que podem comprar o produto é menor, diminuindo as vendas.

Assim, ao avaliar qual é a situação mais rentável para a empresa, é necessário planejar para evitar surpresas desagradáveis e conseguir lucros.

Exemplos práticos de fluxo de caixa

No primeiro modelo, temos um fluxo de caixa com controle diário, o que facilita a tomada de decisões mais rápidas e eficientes.

O modelo 2 de fluxo de caixa trabalha com planilhas auxiliares que trazem informações importantes para um controle em médio e longo prazo das receitas e despesas da empresa.

É possível utilizar planilhas auxiliares que ajudam a fazer previsão de vendas e prazos de recebimento, o que é importante para realizar o planejamento estratégico.

Com essas previsões fica mais fácil localizar problemas que impedem o lucro e corrigir para melhorar o desempenho da empresa.

Como calcular lucro

O lucro é o resultado do que se ganha menos o que se gasta. Para apurar o lucro é necessário levar em consideração todos os gastos do negócio, inclusive o que consideramos insignificantes, já que esses pequenos valores realizados várias vezes no mês acabam por gerar um montante alto de despesas.

Após um período, é necessário verificar se a empresa está ganhando com seus serviços ou com a venda de seus produtos, bem como, se esses ganhos são superiores aos gastos, o que significa que a empresa está lucrando.

Mas se perceber que as despesas são maiores do que as receitas, a empresa está no prejuízo e atitudes precisam ser tomadas para reverter o quadro. O fluxo de caixa facilita o cálculo do lucro e a análise dos dados para uma efetiva de gestão da empresa.

Como obter lucro

 Para ter lucro existem algumas regras/dicas que podem ajudar:

• Reduzir despesas: analise as despesas e veja em quais setores o gasto é maior. Identifique os gastos desnecessários e elimine-os para diminuir as despesas.
• Aumente a quantidade de vendas ou serviços através de propagandas do negócio. Fazer investimentos em publicidade ajuda a alavancar as vendas, melhorando os lucros.
• Alterar preços de produtos ou serviços pode ajudar, mas é preciso tomar cuidado e ter bom senso na fixação dos valores. Em certos casos, colocar preços mais baixos pode atrair clientes, mas cuidado para não ficar no prejuízo.

O fluxo de caixa bem realizado permite a obtenção de lucro através da analise dos dados e planejamento das ações citadas acima, o que acha de começar a fazer agora mesmo?

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