Como Fazer Um Modelo de Orçamento do Zero [8 Passos Práticos]

Precisa fazer orçamentos e não sabe como? Que tal aprender como fazer um modelo de orçamento? Aprenda aqui como fazer o seu modelo de orçamento do zero!

Quantas vezes você já pensou em adquirir um determinado serviço, porém, antes disso, faz a famosa busca de preços? Comparações? Acredito que centenas de vezes. E isso é o mais correto, afinal, o melhor preço com boa qualidade é o que todo mundo espera.

Ocorre que, toda vez que você fez isso, fora pedido um orçamento, não é mesmo? Então, fazer um orçamento pode parecer algo simples, e até é, mas apenas depois de ter um modelo de orçamento para seguir.

O orçamento precisa ser completo, descrever tudo corretamente, inclusive com observações que podem vir a evitar prejuízos para a empresa, como é o caso de uma observação sobre o prazo de validade daquele orçamento, caso contrário, a pessoa pode desejar aquele preço após as peças ou serviço ter sofrido uma majoração do seu valor.

Para que você consiga montar um modelo de orçamento empresarial ideal é preciso subdividi-lo em partes, além de torna-lo bem organizado. Quer saber mais sobre como montar um modelo de orçamento? Confira!

8 Passos Para Fazer Um Modelo de Orçamento Perfeito

Organizar o modelo de orçamento de uma forma que fique escaneável, simples de ler e interpretar as informações/valores é o ponto chave da questão.

Para que fique bem organizado dividimos em cabeçalho, endereçamento/data, dados do pedido, cliente, formas de pagamento, entrega, informações adicionais e finalização.

Cada elemento do modelo de orçamento precisa conter determinadas informações imprescindíveis, caso contrário o cliente pode a vir sentir falta de algo, ou até mesmo prejudicar o convencimento.

Fatores que podem parecer simples e até sem importância, inconscientemente, podem ser decisivos para que o cliente opte por contratar o seu serviço ao do concorrente.

Veja pelo simples fato de oferecer um orçamento mais bonito, papel de qualidade, organizado e no capricho, isso por si só já faz com que o cliente sinta mais confiança no seu serviço do que no de terceiros.

Esse é o principal motivo que as pessoas preferem fazer orçamentos no Word e imprimi-los ao comprar “blocos” de modelos de orçamentos prontos.

1- Cabeçalho do Modelo de Orçamento

O cabeçalho é a parte do modelo de orçamento que mais irá chamar a “atenção” do cliente para a função estética. Fazê-lo colorido é uma excelente opção e costuma trazer melhores resultados.

Para isso você irá precisar de uma impressora com tinta colorida, por óbvio. A impressora pode ser adquirida facilmente em lojas de informática, pode ser uma simples, é apenas para imprimir o modelo de orçamento para os clientes.

Desenvolver o cabeçalho inicia pela logomarca da empresa, caso você ainda não tenha, contrate um designer para cria-la, com certeza será algo legal e que irá utilizar não apenas no modelo de orçamento, mas em muitas outras coisas, como a fachada do seu negócio.

Coloque a logomarca bem na lateral esquerda do cabeçalho. Do centro para a direita introduza informações como: Nome da empresa, CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço (rua, bairro, cidade e CEP), telefone fixo, celular, site e-mail.

Por serem muitas informações a letra utilizada pode ser menor. Como o modelo de orçamento não terá muitas informações, dificilmente faltará espaço.

Um ponto importante é que o orçamento deve conter no máximo uma folha de ofício, acima disso significa que está mal estruturado ou contém informações desnecessárias.

Utilize no Word em torno de 4 cm de cabeçalho, é suficiente para introduzir todas as informações e logomarca sem prejudicar o restante do modelo de orçamento.

2- Endereçamento do Modelo de Orçamento

Após o cabeçalho, inicia-se o modelo propriamente dito, com informações que irão trazer uma prévia de endereçamento ao cliente. Neste momento você não irá caracterizar o cliente em si, isso será feito mais tarde.

Você fará as seguintes considerações:

• PARA: (empresa ou receptor)
• De: (sua empresa ou quem escreve)
• Data: cidade e data da emissão.
•  Número do Orçamento.

A primeira “camada” do modelo de orçamento está pronta, pode dividi-lo por uma linha ou pontilhados, para que fique fácil de o cliente saber quando “passou” para outro tipo de informação.

3- Dados do Pedido do Modelo de Orçamento

Nessa fase você irá trazer os dados do pedido do cliente para o modelo de orçamento. Normalmente os dados se repetem para todos os clientes, por isso que se pode criar um modelo de orçamento.

Os itens básicos são:

Item: Corresponde ao que está sendo prestado, seja um serviço ou peças que serão utilizadas para realizar a atividade, como é o caso das oficinas mecânicas.

O código do serviço/produto também deve ter uma coluna. Algumas empresas simples não possuem códigos nos seus produtos/serviços, porém, a grande maioria tem, principalmente as que contam com sistemas informatizados.

A quantidade é a outra coluna. Nela você informará quantas peças/unidades serão necessárias.

Ao lado dessa coluna você pode por também a quantidade daquelas peças que existem no depósito, porém, é uma informação que pode ser entendida como desnecessária, pelo menos quando se pensa em um único consumidor, já para empresas (clientes) pode ser interessante, pois elas podem vir a precisar de mais, assim saberão que você tem em estoque e comprarão diretamente de você.

Preço por descriminado. Nesse caso você irá dispor do preço que cada peça/serviço/mão de obra custa, ou seja, de forma especificada e detalhada. Por fim tem-se o preço total. Descreva o valor total que sairá para executar o serviço.

4- Cliente do Orçamento

Nesse campo é o momento de identificar o cliente. Veja, seja inteligente, juntamente com a identificação do cliente, aproveite e faça um cadastro, com isso você terá informações que podem vir a lhe facilitar uma pesquisa de potenciais clientes posteriormente, e até mesmo divulgações assertivas.

Para registrar o cliente o ideal é que você consiga inserir o maior número de informações, pelo menos se for empresa, isso irá lhe trazer certa vantagem posteriormente, quando necessitar buscar por clientes.

Caso o seu cliente seja uma pessoa física, nome, telefone, CPF são suficientes, porém, conseguindo o endereço é ainda melhor.

Já para a empresa, conseguir coletar informações como: Cliente, CNPJ, pessoa compradora, Inscrição Estadual, endereço completo, telefone e e-mail são fundamentais, até mesmo para que se consiga oferecer um serviço mais profissional.

Isso fará com que a própria empresa, quando visualizar o modelo de orçamento, sinta-se mais confiante e sua empresa aparente ter boa credibilidade. Claro, se o cliente não possuir os dados, não fique forçando.

5- Formas de Pagamento no Modelo de Orçamento

Quais as formas de pagamento que você aceitará para a prestação/venda do serviço/produto? Isso deve ser informado de forma bastante detalhada no modelo de orçamento, até mesmo pelo fato de ser um dos fatores desencadeadores da aprovação ou não da sua proposta.

Muitas vezes as pessoas aceitam efetuar o pagamento mais caro por um serviço quando as condições de pagamento são mais “acessíveis” ou dentro do esperado pela empresa. Por isso, foco nisso!

Descreva as formas aceitas, não apenas a que o interessado mais gostar, mas também as outras, principalmente se forem para empresas, porque, muitas vezes, quem está colhendo o orçamento não é a pessoa que tem poder de tomar a decisão.

6- Entrega do Produto no Modelo de Orçamento

Como será providenciada a entrega? Qual é o prazo para isso? Existe algum acréscimo? Quem ficará responsável? Qual será a empresa?

Perceba, é uma série de informações que podem, ou melhor, devem ser colocadas em um modelo de orçamento, com isso o cliente se sentirá mais tranquilo, podendo ser um dos fatores que irá fazer com que feche o negócio com a sua empresa ao invés do concorrente.

Não esqueça de colocar a data que poderá ser entregue e quem será a transportadora responsável, para alguns clientes isso é extremamente importante.

7- Informações Adicionais do Modelo de Orçamento

As observações correspondem ao que você gostaria de dar ênfase, normalmente é utilizada para evitar problemas futuros.

Um exemplo clássico de observação que DEVE ser colocada em um modelo de orçamento é o prazo de validade.  Quando não se faz uso dessa faculdade, o cliente poderá vir e exigir o preço que você forneceu no orçamento.

Outro ponto interessante é informar que, caso seja necessário alterações no valor em razão de peças ou algo do gênero, entrar-se-á em contato para verificar o interesse em executar ou não o serviço, repassando os demais valores.

Isso irá evitar aquela famosa discussão de: “teve de por novas peças e não me avisou, agora quer cobrar a mais?”.

8- Finalização do Orçamento

A finalização é algo mais ‘formal’, como o nome da empresa, funcionário que fez o orçamento e a assinatura. Pode-se também utilizar o carimbo, costuma trazer mais credibilidade.

Você pode ainda por uma cordialidade antes de inserir as informações para a assinatura, como é o caso do famoso “atenciosamente”. Feito isso seu modelo de orçamento estará pronto e em perfeita organização, não deixando à desejar quanto aos concorrentes. O que achou?

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