Como Fazer Um Relatório Profissional em 5 Passos Simples

Pesquisando sobre como fazer um relatório efetivo? Aprenda agora mesmo como fazer um relatório!

Você acabou de receber uma ordem para fazer um relatório sobre uma atividade do seu trabalho ou precisa construir este documento para um projeto seu, mas não tem ideia alguma de como começar?

Pois bem, calma! O relatório está longe de ser um “bicho de sete cabeças”. Este item se caracteriza por ser uma espécie de documento, em que são descritas de forma detalhada as informações sobre uma determinada atividade, situação ou projeto.

Ao fazer um plano de negócios exemplo você irá montar todo um relatório sobre a atividade que será desenvolvida, mercado, investimento, divulgação, dentre outras informações.

Com isso, perceba que o relatório está presente em praticamente todas as atividades, podendo ser, inclusive, no seu dia a dia, ao montar a sua rotina.

O relatório pode ser feito para praticamente todas as situações, sendo uma das melhores alternativas para ter um ponto de partida para colocar algo em prática ou reunir as informações para analisar os resultados de uma tarefa concluída.

Este documento é muito comum no ambiente corporativo, mas também pode ser construído em outros locais, podendo ser elaborado de diferentes formas, incorporando as características específicas dos assuntos que estão sendo tratados.

A construção de um relatório é feita para esclarecer e não para confundir, logo, é necessário que ele seja composto por informações relevantes sobre o tema em questão, além de ser dividido por categorias para facilitar a compreensão dos dados.

Uma dica excelente para quem está iniciando na arte de fazer relatório é montar um “mapa visual”, ou seja, elenque tudo que você deseja tratar no seu relatório, com isso ficará mais fácil organizá-lo e distribuí-lo de forma agradável e fácil de entender.

Também, busque simplificar, ser direto ao abordar as informações, costuma ser um dos erros mais cometidos pelos inexperientes na prática.

Quer aprender mais sobre como fazer um relatório? Para te ajudar reunimos as informações necessárias neste texto, aproveite!

O Que é Um Relatório?

Antes de tudo, para conseguirmos fazer uma coisa é necessário conhecê-la, não é verdade? O relatório pode ser definido como um documento composto por informações detalhadas sobre uma situação, projeto ou trabalho técnico como, por exemplo, a implementação de uma nova tecnologia ou uma experiência científica.

O relatório aborda um tema do início ao fim, caracterizando-se por ter uma linguagem mais formal, sendo necessário ter em mente que ele trata de um assunto sério e que precisa ser compreendido com clareza por quem irá estudá-lo.

Sendo assim, este documento deve ser sempre objetivo, claro e informativo, não é o melhor lugar para usar expressões literárias, biográficas ou artísticas.

Importância do Relatório

O relatório não é um documento feito de forma banal, pois ele possui funções importantes, principalmente para o ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, este documento serve para apresentar um tema para um grupo de pessoas ou para o chefe.

O relatório desempenha o papel de compilar informações úteis para colocar uma atividade em prática ou para analisar os seus resultados.

A partir do relatório, um profissional ou a empresa tem dados suficientes para analisar o seu desempenho em uma situação, o que permite verificar o que foi feito de correto e o que está errado, permitindo a elaboração de um reposicionamento para obter resultados melhores posteriormente.

Conheça os Tipos de Relatórios

O relatório é um documento muito funcional, o que faz com que ele tenha diferentes versões. Um dos principais tipos de relatório é o de antes ou pós-atividades, que indica ou analisa os resultados do que foi ou será feito.

Já o relatório financeiro se concentra em apenas apresentar os dados sobre as movimentações de dinheiro da empresa dentro de um determinado período de tempo.

O relatório científico serve para tratar da experiência ou do tema estudado por um aluno, podendo anteceder ou concluir a execução de um trabalho.

Também há o relatório de incidentes, que relata um ocorrido inesperado e relatório crítico, que se incumbe de apresentar os erros e apontar soluções para um fato.

5 Passos de Sucesso de Como Fazer Um Relatório

Apesar de poder ser construído de diferentes formas, todos os relatórios possuem a mesma base, sendo compostos por pontos fundamentais que ajudam a atingir o objetivo, que é contextualizar um tema e apresentar informações relevantes para análise. Acompanhe abaixo como fazer um relatório:

1- Apresentação do Tema no Relatório

O relatório deve ser construído em um software de edição de textos, de preferência no Word, que permite a inserção e o uso de ferramentas modernas para otimizar o documento.

Portanto, para fazer o relatório abra a página inicial do editor, dê um nome e salve-o. Para iniciar, faça a apresentação do tema, ou seja, fale sobre todo o conteúdo que será abordado do início ao final. Mesmo que haja variações, é importante focar no tema principal dentre tudo que será relatado.

Apesar de a apresentação ter que falar sobre tudo que será tratado no relatório, você deve ser conciso e objetivo, uma vez que esta parte tem que ter, no máximo, 5 linhas, não é preciso se estender muito, pois os detalhes serão descritos no corpo do texto.

2- Objetivos do Relatório

Para que o relatório será feito? É essencial descobrir qual é a finalidade da construção deste documento, afinal, ele não deve ser elaborado em vão, não é verdade?

Levando isso em consideração, pare para estudar qual é o tema e a situação que estão sendo tratados, a partir daí você pode criar uma listagem dos objetivos que irão nortear a análise de quem ler os dados relatados.

Assim como a apresentação do tema, também se recomenda que os objetivos sejam descritos de forma clara e concisa, o ideal é listar entre três e cinco objetivos, do contrário você pode acabar confundindo o leitor.

Por exemplo, se o relatório é financeiro, pode-se estipular como objetivos: evidenciar os gastos da empresa dentro de um determinado período de tempo; mostrar a destinação do dinheiro; verificar os resultados das aplicações do dinheiro;

3- Detalhamento das Atividades ao Fazer Um Relatório

Após estabelecer quais são os objetivos do relatório, você deve dar início ao corpo do texto, que é constituído pelo detalhamento das atividades.

Sendo assim, liste as atividades separadamente, fazendo uma apresentação de cada uma em um parágrafo e depois detalhe o seu desenvolvimento. Nesta etapa, pode-se fazer de três a cinco parágrafos, os quais precisam tratar o assunto com o objetivo.

Em cada atividade é indicado falar somente dela e dos seus fatores e objetivos, evitando abordar outras questões que podem comprometer o entendimento do leitor.

Nesta parte, é necessário somente falar das tarefas que devem ser ou que já foram feitas, bem como quem eram as pessoas responsáveis por executá-las.

4- Desdobramento das Atividades

O detalhamento das atividades é diferente do desdobramento, visto que o primeiro evidencia o que foi feito e o segundo indica como foi feito.

Nesta situação, mais uma vez é necessário separar as tarefas, descrevendo os seus desdobramentos de forma detalhada como, por exemplo, no dia tal, determinado funcionário fez uma ação de marketing voltada para um público específico, usando as seguintes ferramentas e com tal abordagem, gastando tanto em dinheiro, etc.

Juntamente com o detalhamento, o desdobramento é uma das partes mais importantes de um relatório, sendo essencial que seja muito bem escrito, acima de tudo, tenha informações verdadeiras e relevantes, pois é através delas que o leitor do documento descobrirá como é que se chegou aos resultados finais, tendo a oportunidade de descobrir os erros e acertos.

5- Conclusão do Relatório

Para finalizar o relatório você deve fazer uma conclusão, esta etapa deve ser construída em 5 a 6 parágrafos.

Nesta fase, é necessário fazer uma breve revisão de quais eram as atividades e os seus respectivos objetivos, escrevendo o que realmente foi conquistado, se estava ou não dentro do esperado.

Por fim, pode-se fazer uma análise de um todo, apontando quais foram os benefícios trazidos para a empresa. Se o relatório for construído para algo que ainda será feito, será necessário determinar o que se pretende conquistar.

O relatório, além de ser um documento muito valorizado em empresas, as quais exigem de seus funcionários, na maioria das vezes, um relatório das atividades, acontecimentos e até mesmo da equipe, para quem gerencia, também serve como uma forma de organização.

Ao montar um relatório de qualidade, você poderá se organizar melhor, já que terá todos os “passos” que deverá seguir.

Além disso, o relatório pode ser feito para qualquer finalidade, seja para administrar melhor seu tempo ou para montar uma empresa.

Lembre-se de tentar um relatório fácil de ser compreendido, de preferência com as informações realmente imprescindíveis, caso contrário acabará por inserir informações demais e que não trazem relevância, tirando a eficácia do documento. Você pode fazer um Relatório Mensal sobre a sua rotina e tempo.

Aprendeu como fazer um relatório? Deixe seu comentário e cadastre seu e-mail para receber mais dicas de negócios!